Når gjestene ikke vil skanne en QR-kode: papirmeny, bestillinger hos ansatte og mobilbestillinger side om side

Hvis gjestene ikke vil eller kan skanne en QR-kode, tilbyr dere papirmeny og bestilling hos en ansatt, uten å be dem forklare hvorfor. Målet er ikke at hele bordet skal bruke samme bestillingsmåte, men å sjekke hva som allerede er sendt inn, ta imot nye ønsker og sørge for at en ansatt følger opp bordet aktivt. Da får også gjester uten mobilbestilling oppmerksomhet.

Når gjestene setter seg og velger papirmeny: fortell hvem som kommer tilbake

• Spør på en naturlig måte om gjestene vil se papirmenyen eller bruke mobilen. En ansatt kan hjelpe ved behov. Ikke avgjør hva gjestene foretrekker ut fra alder, nasjonalitet eller utseende.
• Når dere gir dem menyen, forklar hva som er tilgjengelig den dagen, og hva som eventuelt har endret seg. Fortell hvem som tar imot bestillingen, og gi gjestene tid til å velge.
• Ansatte med ansvar for området følger opp bordene aktivt. Når de forlater ansvarsområdet sitt, skal en bestemt kollega overta. Ikke anta at gjestene ikke ønsker å bestille ennå bare fordi det ikke ligger noen nettbestilling inne.

Når mobilbestilling går over til hjelp fra en ansatt: sjekk først hvor langt bestillingen har kommet

• Hvis gjestene bare har sett på menyen eller valgt retter, må dere først bekrefte at bestillingen ikke er sendt inn. Deretter registrerer en ansatt bestillingen med bordnummer, valg, antall og eventuelle tillegg.
• Hvis gjestene sier at de har sendt inn bestillingen, eller statusen på siden er uklar, søker dere den opp ved hjelp av bordnummer eller bestillingsreferanse. Kontakt eventuelt kollegaen som tar imot bestillinger. Ikke legg inn hele bestillingen på nytt bare fordi siden har stoppet opp.
• Hvis gjestene vil legge til noe etter at bestillingen er sendt inn, finner dere først den opprinnelige bestillingen og håndterer tillegg og endringer hver for seg. Hvis det gjelder retter som allerede er under tilberedning, sjekker dere status med kjøkkenet før dere svarer.

Når gjestene trenger hjelp, lar dere dem selv vise den aktuelle siden. Den ansatte kontrollerer bestillingen på sitt eget arbeidsutstyr. Ikke be om opplåsingskoden, og ikke ta gjestenes mobil for å utføre betalinger eller bruke andre apper på deres vegne. MenuSnap tilbyr digital meny og QR-bestilling som to ulike funksjoner. Restauranter som bare tilbyr menyvisning, tar fortsatt imot bestillinger gjennom ansatte.

Blandede bestillinger ved samme bord: avklar hvem ønskene gjelder

Hvis noen ved bordet bestiller på mobilen og andre bestiller muntlig, trenger dere ikke å tvinge hele bordet over på samme bestillingsmåte. Den ansatte avklarer først hvem bestillingen gjelder, hvilke varer det er snakk om, og om en annen gjest allerede har sendt inn bestillingen. Deretter registreres bare det som faktisk kommer i tillegg. Spør også hvor mange porsjoner de ønsker av retter som skal deles. Ikke anta at alle har hver sin regning fordi alle har hver sin mobil.

MenuSnap støtter at ansatte registrerer bestillinger i POS-systemet. Også ved bestilling hos en ansatt må dere avklare bordnummer, porsjonsstørrelse, valg og faktiske pristillegg, og lese bestillingen tilbake før den sendes inn. Knytt spesielle ønsker til den aktuelle retten. Si fra med en gang hvis noe ikke kan imøtekommes eller ennå ikke er bekreftet. Manuell service skal ikke føre til at gjestene får en annen versjon av menyen.

Sørg for at papirmenyen, mobilmenyen og det de ansatte forteller, stemmer overens

• Menyversjon og oppdateringsdato: ____; endringer i pris, porsjonsstørrelse eller tilgjengelighet: ____.
• Ansvarlig for oppbevaring av papirmenyer og innsamling av gamle utgaver: ____; ansvarlig for å vedlikeholde innholdet på mobilen: ____.
• Ansvarlig for gjesteoppfølging i området: ____; stedfortreder ved fravær: ____; kontaktperson for spørsmål som krever nærmere forklaring: ____.
• Bestillinger som venter på kontroll etter overgang fra mobil til hjelp fra en ansatt: ____; tillegg som er bekreftet: ____; ansvarlig for neste steg: ____.

Midlertidige tilleggsark til papirmenyen skal være tydelige og lette å lese, og må ikke motsi de eksisterende menysidene. Opplys om utsolgte varer før gjestene velger. Ikke nøy dere med å henge opp en lapp ved disken som gjester på terrassen ikke kan se. Skriftstørrelse, gjenskinn og språk gjestene ikke behersker, er ulike utfordringer. Dere kan møte dem hver for seg med en lettlest papirutgave, egnet belysning og språklig innhold som er kvalitetssikret.

Sørg for at noen håndterer kompliserte spørsmål og nettverksproblemer

Flerspråklig innhold gjør det lettere å forstå menyen, men erstatter ikke faktiske opplysninger om ingrediensene. Hvis en gjest spør om allergener eller krysskontakt, skal en ansvarlig medarbeider på restauranten kontrollere den gjeldende oppskriften og forholdene under tilberedningen. Hvis dere ikke kan bekrefte opplysningene, må dere si det tydelig. Ikke trekk konklusjoner om trygghet ut fra AI eller ved å fjerne ingredienser.

Bestilling på nettsiden ved å skanne en QR-kode, betaling på nett og synkronisering i skyen er avhengige av nettverk. Ved problemer sjekker dere først hva som allerede er sendt inn, og fortsetter deretter å betjene gjestene manuelt. Når forbindelsen er tilbake, sammenligner dere bestillingene med beløpene som faktisk er mottatt, før dere registrerer det som mangler. Hvis dere bruker KDS eller skriver ut bestillinger, krever dette fortsatt riktig abonnement, oppsett og utstyr. At gjesten kan åpne siden, beviser ikke at kjøkkenet har mottatt bestillingen.

Se etter gjester som ikke blir fulgt opp – målet er ikke at alle skal skanne en QR-kode

Ved skiftslutt bør dere spørre om gjester med papirmeny fant en ansatt når de trengte hjelp, om de måtte gjenta de samme ønskene, og om prisene på nettmenyen og papirmenyen var ulike. Del problemene inn i menyer som ikke er synkronisert, områder uten noen som følger opp, og dobbeltregistrering ved overgang til hjelp fra en ansatt. Rett opp den aktuelle arbeidsflyten i hvert tilfelle, i stedet for å legge skylden på gjestene for at de ikke er vant til teknologi.