Miten tilata ilman QR-koodin skannaamista: paperiset ruokalistat, henkilökunnan tekemät tilaukset ja mobiilitilaukset rinnakkain

Jos asiakas ei halua tai pysty skannaamaan QR-koodia, tarjoa suoraan paperinen ruokalista ja mahdollisuus tilata henkilökunnan kautta. Älä vaadi asiakasta perustelemaan valintaansa. Olennaista ei ole saada koko seuruetta käyttämään samaa tilaustapaa, vaan tarkistaa ensin, mitkä pyynnöt on jo lähetetty, ottaa vastaan uudet pyynnöt ja varmistaa, että työntekijä palaa pöytään oma-aloitteisesti. Näin myös asiakkaat, joilla ei ole mobiilitilausta, saavat palvelua.

Paperinen ruokalista pöytään istuutuessa: kerro asiakkaalle, kuka palaa pöytään

• Kysy luontevasti, haluaako asiakas paperisen ruokalistan vai käyttääkö hän puhelinta. Tarvittaessa työntekijä voi auttaa. Älä tee valintaa asiakkaan puolesta iän, kansalaisuuden tai ulkonäön perusteella.
• Kerro ruokalistaa antaessasi päivän tarjonnasta ja tilapäisistä muutoksista. Kerro, kuka ottaa tilauksen, ja anna asiakkaalle aikaa valita.
• Palvelualueen työntekijän tulee palata pöytään oma-aloitteisesti. Jos hän poistuu työvuorosta tai alueelta, hänen tulee siirtää vastuu nimetylle kollegalle. Älä päättele verkkotilauksen puuttumisesta, ettei asiakas vielä halua tilata.

Kun mobiilitilaus siirtyy henkilökunnan hoidettavaksi: tarkista ensin, mihin asti tilaus on edennyt

• Jos asiakas vasta selaa ruokalistaa tai valitsee annoksia, varmista ensin, ettei tilausta ole vielä lähetetty. Kirjaa sen jälkeen tilaus pöydän, annoskoon, määrän ja lisämaksujen mukaan.
• Jos asiakas sanoo lähettäneensä tilauksen tai sivun tila on epäselvä, etsi tilaus pöydän tai tilauksen tunnisteen perusteella. Ota tarvittaessa yhteyttä tilauksen vastaanottaneeseen kollegaan. Älä kirjaa koko tilausta uudelleen vain siksi, että sivu on pysähtynyt.
• Jos asiakas haluaa lisätä tilaukseen jotain sen lähettämisen jälkeen, etsi ensin alkuperäinen tilaus ja käsittele lisäykset ja muutokset erikseen. Jos annosta valmistetaan jo, tarkista ensin keittiöstä sen tilanne ennen kuin vastaat asiakkaalle.

Pyydä asiakasta näyttämään tarvittava sivu itse ja tarkista tilaus omalla työlaitteellasi. Älä pyydä puhelimen avauskoodia äläkä ota puhelinta itsellesi käyttääksesi sillä maksutoimintoja tai muita sovelluksia asiakkaan puolesta. MenuSnap-palvelun digitaalinen ruokalista ja QR-koodilla tilaaminen ovat eri toimintoja. Jos ravintola tarjoaa vain ruokalistan selaamisen, henkilökunta ottaa edelleen tilaukset vastaan.

Seurue tilaa eri tavoin: varmista, kenen tilaukseen kukin pyyntö kuuluu

Saman pöydän seurueessa osa voi tilata puhelimella ja osa suullisesti. Koko seuruetta ei tarvitse pakottaa käyttämään samaa tilaustapaa. Varmista ensin, kuka tilaa mitäkin tällä kertaa ja onko joku seurueesta jo lähettänyt tilauksen. Kirjaa sen jälkeen vain aidosti uudet pyynnöt. Kysy myös jaettavien annosten määrä sen sijaan, että päättelisit jokaisella olevan oman laskunsa puhelinten lukumäärästä.

MenuSnap tukee tilausten kirjaamista henkilökunnan POS-järjestelmään. Henkilökunnan vastaanottaessa tilauksen tulee selvittää pöytä, annoskoko, vaihtoehdot ja todelliset lisämaksut sekä toistaa tilaus asiakkaalle ennen sen lähettämistä. Yhdistä erityistoiveet niitä koskeviin annoksiin. Kerro heti, jos toivetta ei voida toteuttaa tai sitä ei ole vielä vahvistettu. Henkilökunnan kautta tilaamisesta ei saa muodostua rinnakkaista, muista ruokalistoista poikkeavaa versiota.

Pidä paperinen ruokalista, mobiilinäkymä ja henkilökunnan antamat tiedot yhtenevinä

• Ruokalistan versio ja päivityspäivä: ____; hintojen, annoskokojen tai saatavuuden muutokset: ____.
• Paperisten ruokalistojen säilytyspaikka ja vanhojen versioiden keräämisestä vastaava henkilö: ____; mobiilisisällön ylläpitäjä: ____.
• Palvelualueen vastuuhenkilö: ____; hänen sijaisensa: ____; yhteyshenkilö, kun tarvitaan monimutkaista selvitystä: ____.
• Mobiilitilaukset, jotka odottavat henkilökunnan tarkistusta: ____; vahvistetut lisäpyynnöt: ____; seuraavaksi käsittelystä vastaava henkilö: ____.

Paperisen väliaikaisen lisälehden tulee olla selkeä ja helposti luettava, eikä se saa olla ristiriidassa vanhan version kanssa. Kerro loppuunmyydyistä annoksista ennen kuin asiakas tekee valintansa. Älä luota pelkästään tiskille kiinnitettyyn ilmoitukseen, jota terassilla istuvat asiakkaat eivät näe. Pieni teksti, heijastukset ja vieras kieli aiheuttavat erilaisia vaikeuksia. Niihin voi vastata tarjoamalla erikseen selkeän paperiversion, sopivan valaistuksen ja tarkistetut kieliversiot.

Varmista, että monimutkaisiin kysymyksiin ja verkkohäiriöihin vastataan

Monikielinen sisältö auttaa ymmärtämään, mutta ei korvaa tietoa raaka-aineista. Jos asiakas kysyy allergeeneista tai ristikontaminaatiosta, ravintolan vastuuhenkilön tulee tarkistaa käytössä oleva resepti ja valmistusolosuhteet. Jos asiaa ei voida varmistaa, sano se suoraan. Älä päättele turvallisuutta tekoälyn tai ainesosan poistamisen perusteella.

Verkkosivun kautta tehtävä QR-kooditilaus, verkkomaksaminen ja pilvisynkronointi edellyttävät verkkoyhteyttä. Häiriön sattuessa tarkista ensin, onko tilaus jo lähetetty, ja jatka sitten palvelua henkilökunnan kautta. Yhteyden palauduttua vertaa tilauksia saatuihin maksuihin ennen puuttuvien kirjausten täydentämistä. KDS-näytön tai tulostimen käyttö edellyttää edelleen tarvittavaa tilausta, kokoonpanoa ja laitteita. Se, että asiakkaan sivu avautuu, ei todista keittiön saaneen tilausta.

Varmista, ettei kukaan jää ilman palvelua – älä tavoittele sitä, että kaikki skannaavat QR-koodin

Selvitä työvuoron päätteeksi, löysivätkö paperista ruokalistaa käyttäneet asiakkaat työntekijän, joutuivatko he selittämään saman pyyntönsä toistuvasti ja oliko verkossa ja paperilla olevien ruokalistojen hinnoissa ristiriitoja. Jaa ongelmat ruokalistojen keskinäisiin eroihin, palvelualueen vastuunjaon puutteisiin ja päällekkäisiin kirjauksiin asiakkaan siirtyessä henkilökunnan palveltavaksi. Korjaa kukin ongelma asianomaisessa työvaiheessa äläkä syytä asiakkaita siitä, etteivät he ole tottuneet teknologiaan.