Wenn Gäste keinen QR-Code scannen möchten: Papierkarte, Bestellungen durch das Personal und mobile Bestellungen parallel

Wenn Gäste keinen QR-Code scannen möchten oder können, bieten Sie ihnen direkt eine Papierkarte und die Möglichkeit, beim Personal zu bestellen. Fragen Sie nicht nach dem Grund. Entscheidend ist nicht, dass alle am Tisch dieselbe Bestellmethode nutzen, sondern dass zuerst geprüft wird, welche Wünsche bereits abgeschickt wurden. Nehmen Sie anschließend nur neue Bestellungen auf und sorgen Sie dafür, dass das Personal aktiv an den Tisch zurückkehrt. So werden auch Gäste ohne Smartphone-Bestellung betreut.

Beim Platznehmen eine Papierkarte anbieten: Gästen sagen, wer wiederkommt

• Fragen Sie ganz selbstverständlich, ob die Gäste die Speisekarte lieber auf Papier oder auf dem Smartphone ansehen möchten. Bei Bedarf kann das Personal helfen. Entscheiden Sie nicht aufgrund des Alters, der Nationalität oder des Aussehens für die Gäste.
• Informieren Sie beim Überreichen der Karte über das aktuelle Angebot und vorübergehende Änderungen. Sagen Sie den Gästen, wer ihre Bestellung aufnimmt, und geben Sie ihnen Zeit für die Auswahl.
• Das zuständige Servicepersonal kommt aktiv an den Tisch zurück. Wenn es den Bereich verlässt, übergibt es die Betreuung an eine bestimmte Kollegin oder einen bestimmten Kollegen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Gäste ohne Online-Bestellung vorerst nichts bestellen möchten.

Wechsel von der Smartphone-Bestellung zur Bestellung beim Personal: zuerst den Bestellstatus prüfen

• Die Gäste sehen sich nur das Menü an oder wählen Gerichte aus: Prüfen Sie zunächst, ob die Bestellung noch nicht abgeschickt wurde. Danach nimmt das Personal die Bestellung anhand von Tisch, Variante, Menge und tatsächlichen Aufpreisen auf.
• Die Gäste sagen, sie hätten bereits bestellt, oder der Status auf der Seite ist unklar: Suchen Sie anhand des Tisches oder der Bestellkennung nach der Bestellung. Wenden Sie sich bei Bedarf an die Kollegin oder den Kollegen, die oder der Bestellungen entgegennimmt. Nehmen Sie nicht die gesamte Bestellung erneut auf, nur weil die Seite nicht reagiert.
• Nach einer bereits aufgegebenen Bestellung kommen weitere Wünsche hinzu: Suchen Sie zuerst die ursprüngliche Bestellung. Behandeln Sie Ergänzungen und Änderungen getrennt. Fragen Sie bei Gerichten, die bereits zubereitet werden, zunächst in der Küche nach dem Stand und geben Sie dann eine Antwort.

Bitten Sie die Gäste, die betreffende Seite selbst zu zeigen, und prüfen Sie die Bestellung auf Ihrem eigenen Arbeitsgerät. Fragen Sie nicht nach dem Entsperrcode und nehmen Sie den Gästen nicht das Smartphone ab, um eigenmächtig Zahlungen vorzunehmen oder andere Apps zu bedienen. Die digitale Speisekarte von MenuSnap und das Bestellen per QR-Code sind unterschiedliche Funktionen. In Betrieben, in denen die digitale Speisekarte nur zum Ansehen dient, nimmt weiterhin das Personal die Bestellung auf.

Gemischte Bestellungen am selben Tisch: Entscheidend ist, wem die Wünsche zuzuordnen sind

Wenn manche Gäste am Tisch per Smartphone und andere mündlich bestellen, müssen nicht alle auf dieselbe Bestellmethode wechseln. Klären Sie zunächst, welche Gerichte für wen bestellt werden und ob eine Begleitperson sie bereits abgeschickt hat. Nehmen Sie anschließend nur tatsächlich neue Wünsche auf. Fragen Sie bei gemeinsam bestellten Gerichten auch nach der gewünschten Menge. Leiten Sie nicht allein daraus, dass jede Person ein Smartphone hat, ab, dass alle getrennte Rechnungen möchten.

MenuSnap ermöglicht es dem Personal, Bestellungen über das POS aufzunehmen. Auch bei einer manuellen Bestellung müssen Tisch, Portionsgröße, Variante und tatsächliche Aufpreise geklärt werden. Wiederholen Sie die Bestellung zur Bestätigung, bevor Sie sie abschicken. Ordnen Sie Sonderwünsche dem jeweiligen Gericht zu. Erklären Sie umgehend, wenn ein Wunsch nicht erfüllt werden kann oder noch nicht bestätigt ist. So wird der Service durch das Personal nicht zu einer zweiten, abweichenden Menüversion.

Papierkarte, Smartphone-Menü und Erläuterungen des Personals müssen übereinstimmen

• Menüversion und Aktualisierungsdatum: ____; Änderungen bei Preisen, Portionsgrößen oder Verfügbarkeit: ____.
• Zuständig für die Aufbewahrung der Papierkarten und das Einsammeln veralteter Versionen: ____; zuständig für die Pflege der Inhalte auf dem Smartphone: ____.
• Zuständig für die Betreuung im Servicebereich: ____; Vertretung bei Abwesenheit: ____; Ansprechperson für Fragen, die eine ausführliche Erklärung erfordern: ____.
• Noch zu prüfende Bestellung nach einem Wechsel von der Smartphone-Bestellung zur Bestellung beim Personal: ____; bestätigte neue Wünsche: ____; zuständig für den nächsten Schritt: ____.

Vorübergehende Einleger für die Papierkarte sollten gut lesbar sein und den alten Seiten nicht widersprechen. Informieren Sie die Gäste vor der Auswahl, wenn etwas ausverkauft ist. Verlassen Sie sich nicht allein auf einen Aushang am Tresen, den Gäste auf der Terrasse nicht sehen können. Kleine Schrift, Spiegelungen und mangelnde Sprachkenntnisse sind unterschiedliche Herausforderungen. Bieten Sie daher je nach Bedarf eine gut lesbare Papierkarte, passende Beleuchtung oder geprüfte Inhalte in der jeweiligen Sprache an.

Bei komplexen Fragen und Netzwerkausfällen muss jemand weiterhelfen

Mehrsprachige Inhalte erleichtern das Verständnis, ersetzen aber keine verlässlichen Angaben zu Zutaten. Fragen Gäste nach Allergenen oder Kreuzkontakt, muss eine zuständige Person im Betrieb die aktuelle Rezeptur und die Bedingungen bei der Zubereitung prüfen. Lässt sich etwas nicht bestätigen, sagen Sie das offen. Leiten Sie die Sicherheit nicht aus KI-Angaben oder dem Weglassen einzelner Zutaten ab.

Bestellungen über QR-Code auf einer Webseite, Online-Zahlungen und die Synchronisierung über die Cloud sind auf eine Netzwerkverbindung angewiesen. Prüfen Sie bei einer Störung zuerst, ob die Bestellung bereits abgeschickt wurde, und bedienen Sie die Gäste anschließend auf manuellem Weg weiter. Sobald die Verbindung wiederhergestellt ist, gleichen Sie zuerst die Bestellungen mit den tatsächlich eingegangenen Zahlungen ab und ergänzen Sie dann fehlende Einträge. Für den Einsatz eines KDS oder eines Druckers sind außerdem die entsprechenden Tarife, Konfigurationen und Geräte erforderlich. Dass eine Seite auf dem Smartphone der Gäste geöffnet werden kann, beweist nicht, dass die Küche die Bestellung erhalten hat.

Achten Sie darauf, dass niemand übersehen wird, statt alle zum Scannen bewegen zu wollen

Fragen Sie zum Schichtende, ob Gäste mit Papierkarte das Personal finden konnten und ob sie denselben Wunsch wiederholt erklären mussten. Prüfen Sie auch, ob es Preisunterschiede zwischen den Online- und Papiermenüs gab. Ordnen Sie Probleme den Bereichen nicht synchronisierte Menüs, fehlende Betreuung im Servicebereich oder doppelte Aufnahme nach einem Wechsel zur Bestellung beim Personal zu und beheben Sie sie jeweils am richtigen Punkt. Geben Sie nicht den Gästen die Schuld, weil sie mit der Technik nicht vertraut sind.