När gäster inte vill skanna QR-koden: pappersmenyer, personalbeställningar och mobilbeställningar sida vid sida

Om gäster inte vill eller kan skanna QR-koden ska ni erbjuda en pappersmeny och låta personalen ta upp beställningen, utan att be dem förklara varför. Det viktiga är inte att hela sällskapet måste beställa på samma sätt, utan att först kontrollera vilka önskemål som redan har skickats in, sedan ta emot det som tillkommer och se till att personalen själva går tillbaka till bordet. Även gäster utan mobilbeställning ska få hjälp.

När gästerna sätter sig och väljer pappersmeny: berätta vem som kommer tillbaka

• Fråga på ett naturligt sätt om gästerna vill se en pappersmeny eller använda mobilen. Erbjud hjälp vid behov, men dra inte slutsatser utifrån ålder, nationalitet eller utseende.
• När ni lämnar över menyn, berätta om dagens utbud och eventuella tillfälliga ändringar. Tala om vem som tar upp beställningen och ge gästerna tid att välja.
• Den personal som ansvarar för området ska själv gå tillbaka till bordet. När de lämnar sin post ska de lämna över ansvaret till en specifik kollega. Utgå inte från att gäster inte vill beställa just nu bara för att de inte har beställt online.

När mobilbeställningen övergår till personlig hjälp: kontrollera först hur långt gästen har kommit

• Om gästen bara tittar på menyn eller väljer rätter: kontrollera först att beställningen inte har skickats in. Därefter registrerar personalen beställningen med rätt bord, alternativ, antal och pristillägg.
• Om gästen säger att beställningen har skickats in eller om statusen på sidan är oklar: sök efter bordet eller beställningsreferensen och kontakta vid behov den kollega som tar emot beställningar. Registrera inte hela beställningen på nytt bara för att sidan har hängt sig.
• Om gästen vill lägga till något efter att beställningen har skickats in: leta först upp den ursprungliga beställningen och hantera tillägg och ändringar var för sig. Om maten redan håller på att tillagas ska ni fråga köket om status innan ni svarar.

Låt gästen själv visa den relevanta sidan när ni hjälper till. Kontrollera beställningen på er egen arbetsenhet. Be inte om upplåsningskoden och ta inte telefonen för att på eget initiativ hantera betalningar eller andra appar åt gästen. Den digitala menyn och beställning via QR-kod är olika funktioner i MenuSnap. På restauranger där menyn bara går att läsa tar personalen fortfarande emot beställningarna.

Blandade beställningar vid samma bord: håll reda på vem önskemålen gäller

Det finns inget krav på att alla vid bordet ska använda samma beställningssätt. Vissa kan beställa via mobilen medan andra beställer muntligt. Kontrollera först vem och vilka rätter det gäller den här gången, och om en medgäst redan har skickat in beställningen. Registrera sedan bara det som faktiskt tillkommer. Fråga även om antalet när rätter ska delas; utgå inte från att varje person får en egen nota bara för att alla har varsin telefon.

MenuSnap har stöd för att personalen registrerar beställningar i POS-systemet. Även när personalen tar emot beställningen måste de kontrollera bord, portionsstorlek, val och faktiska tilläggspriser och läsa upp beställningen innan den skickas in. Koppla särskilda önskemål till den aktuella rätten. Berätta genast om något inte går att ordna eller ännu inte har bekräftats, så att den personliga servicen inte blir en annan version av menyn.

Se till att pappersmenyn, mobilmenyn och det personalen berättar stämmer överens

• Menyversion och uppdateringsdatum: ____; ändringar av pris, portionsstorlek eller tillgänglighet: ____.
• Förvaringsplats för pappersmenyer och ansvarig för att samla in gamla versioner: ____; ansvarig för innehållet i mobilmenyn: ____.
• Ansvarig för gästbemötandet i området: ____; ersättare vid frånvaro: ____; kontaktperson för frågor som kräver en mer ingående förklaring: ____.
• Beställningar som behöver kontrolleras när gästen går från mobilbeställning till hjälp av personalen: ____; nya önskemål som har bekräftats: ____; ansvarig för nästa steg: ____.

Tillfälliga tilläggsblad till pappersmenyn ska vara tydliga och läsbara och får inte motsäga den gamla menyn. Berätta om slutsålda rätter innan gästerna väljer; förlita er inte enbart på en skylt vid disken som gästerna på uteserveringen inte kan se. Liten text, blänk och bristande språkkunskaper är olika hinder. Hantera dem var för sig med en tydlig pappersmeny, lämplig belysning och språkversioner som har granskats.

Se till att någon tar hand om komplicerade frågor och nätverksproblem

Flerspråkigt innehåll kan underlätta förståelsen, men ersätter inte korrekta uppgifter om ingredienser. Om en gäst frågar om allergener eller risk för korskontakt ska ansvarig personal kontrollera aktuella recept och tillagningsförhållanden. Om ni inte kan bekräfta uppgifterna ska ni säga det öppet. Dra inte slutsatser om säkerheten utifrån AI eller genom att bara ta bort en ingrediens.

QR-beställning via webbsida, betalning online och synkronisering via molnet är beroende av nätverksanslutningen. Om det uppstår problem ska ni först kontrollera om beställningen redan har skickats in och därefter fortsätta servicen manuellt. När anslutningen återställs ska ni först jämföra beställningarna med de betalningar som faktiskt har tagits emot och sedan komplettera saknade uppgifter. Om ni använder KDS eller skrivare krävs fortfarande rätt plan, konfiguration och utrustning. Att gästens sida går att öppna är inte ett bevis på att köket har tagit emot beställningen.

Kontrollera att ingen gäst har blivit utan hjälp – jaga inte QR-skanningar

Fråga vid arbetspassets slut om gäster med pappersmeny kunde hitta personalen, om de behövde förklara samma önskemål flera gånger och om priserna skiljde sig mellan online- och pappersmenyerna. Sortera problemen efter om menyerna inte var synkroniserade, om ingen tog över ansvaret för området eller om beställningar registrerades dubbelt när personalen tog över. Åtgärda den berörda delen i stället för att skylla på att gästerna är ovana vid teknik.