É possível continuar a operar a caixa com os telemóveis, tablets e computadores existentes? Comece por mapear as funções e os equipamentos

Para saber se os equipamentos existentes podem continuar a ser usados na caixa, comece por identificar a função que cada um terá e confirme depois se o software e as ligações necessários para essa função são compatíveis. Conseguir abrir páginas na Internet não significa que exista uma aplicação nativa correspondente, nem que seja possível ligar uma impressora. Faça primeiro o inventário e só depois decida o que comprar: assim, fica mais fácil perceber se falta um equipamento, um local adequado para o colocar ou uma pessoa claramente responsável por assumir a tarefa.

Preencha uma ficha de função para cada equipamento

• Número de identificação e modelo completo do equipamento: ____; sistema operativo e versão: ____; versão do navegador ou do software previsto: ____.
• Função a desempenhar: ____; informações que têm de estar visíveis: ____; local fixo ou zona de utilização móvel: ____.
• Alimentação elétrica e plano de carregamento: ____; ligação à rede no local de utilização: ____; pessoa responsável por guardar o equipamento após a utilização: ____.
• Impressora ou outros periféricos ligados: ____; software responsável pelo envio: ____; fundamento e data da confirmação de compatibilidade: ____.
• Conclusão: pode continuar a ser usado / ajustar a função ou o local / por confirmar / substituir; motivo: ____; pessoa responsável pelo próximo passo: ____.

Registe separadamente os equipamentos do restaurante e os dispositivos pessoais que os funcionários aceitem usar voluntariamente. Não registe palavras-passe. Se um mesmo tablet for necessário tanto no terraço como no balcão, verifique primeiro se há conflitos de horários e de funções; não conclua de imediato que o problema é a idade do equipamento.

Telemóveis para consultar pedidos à mesa; ecrãs fixos no balcão para conferir a conta completa

MenuSnap disponibiliza uma plataforma de trabalho simplificada para os funcionários, destinada a registar pedidos e pagamentos. No local, verifique se é fácil ler o número da mesa, os nomes compridos dos pratos e as opções. Tenha em conta os reflexos, a cobertura de rede e a carga da bateria. Pare num local seguro antes de utilizar o equipamento; não exija que os funcionários olhem para o ecrã enquanto caminham. Se o telemóvel não estiver disponível, defina claramente que balcão ou colega ficará responsável por assumir a tarefa.

Os iPads e computadores compatíveis podem utilizar o POS através do navegador. Num posto fixo, o ecrã deve permitir ver o pedido completo e os valores. O suporte não deve oscilar nem dificultar a comunicação, e o teclado, os cabos e a alimentação elétrica não devem obstruir a zona de passagem usada nas entregas e passagens de serviço. Se for necessário instalar uma aplicação, escolha apenas entre os sistemas e versões publicados no centro de transferências. Não presuma que a instalação é compatível só porque o computador consegue aceder à Internet.

Faça inventários separados dos ecrãs de cozinha e dos equipamentos que enviam trabalhos para impressão

Na cozinha, verifique a partir da posição real dos cozinheiros se o texto, as opções e as observações são legíveis. Coloque o ecrã longe do calor, de salpicos de óleo e água e das zonas de passagem. O KDS tem de corresponder ao plano de subscrição, às estações de cozinha ativadas e às permissões dos funcionários. Ainda é necessário confirmar a compatibilidade e a configuração antes de atribuir essa função a um tablet sem uso. Se também forem usados talões em papel, deixe claro que se trata da mesma tarefa de preparação, para evitar que seja feita duas vezes.

Registe também o modelo completo da impressora, a interface e a largura do papel. Confirme qual equipamento e qual programa enviam os talões na prática. O POS Web de MenuSnap não se liga diretamente a uma impressora; é necessário um cliente publicado e compatível ou um serviço de impressão. Verifique separadamente os modelos dos talões dos clientes e da cozinha, para onde são enviados e que posto os recebe. Ter a mesma largura de papel ou conseguir ligar o cabo não comprova a compatibilidade.

Pergunte ao suporte sobre requisitos específicos; não adivinhe quais são os modelos compatíveis

• O sistema e a versão deste equipamento são adequados à função que deverá desempenhar?
• Está previsto utilizar o navegador ou uma aplicação publicada? Que periféricos exigem software ou condições de ligação adicionais?
• Existe informação explícita que confirme o suporte para o modelo, a interface, a finalidade dos talões e o software de envio desta impressora?
• Que informações ainda faltam para decidir a compra? Enquanto não houver confirmação, que solução atual deve ser mantida?

A subscrição do software não inclui equipamentos; escolha o hardware de acordo com as necessidades. A instalação e os ajustes nos equipamentos existentes devem ser organizados pelo proprietário ou por um administrador expressamente autorizado por ele. Esclareça tudo o que estiver por confirmar antes de comprar. Não peça aos funcionários que alterem o router, reconfigurem impressoras ou atualizem aplicações durante os períodos de maior movimento.

Verifique os pagamentos no terminal separado e planeie quem assegura a operação de reserva e a alimentação elétrica

Um terminal de cartões independente pode continuar a ser usado, se for adequado. Primeiro, confira a conta e o valor; depois, o terminal e o respetivo prestador de serviços devem verificar o resultado do pagamento. Quando o pagamento for confirmado, registe-o na conta correspondente. O registo no POS não substitui a verificação bancária. Confirme separadamente com o prestador as taxas e as condições de ligação à rede do terminal. Se o resultado não estiver claro, verifique a transação original; não volte a cobrar.

O equipamento de reserva deve conseguir assumir uma função bem definida. Planeie também a carga da bateria, as contas de utilizador, a ligação à rede e quem ficará responsável por guardá-lo. Atualmente, MenuSnap não disponibiliza um processo completo de pedidos e pagamentos offline; as operações de pagamento, entre outras, precisam de confirmação do servidor. Se a rede falhar, siga o procedimento de passagem manual definido pelo restaurante. Quando a ligação for restabelecida, confira primeiro os pedidos já existentes e os valores efetivamente recebidos antes de registar o que falta.

A ordem de compra depende das necessidades concretas

Organize as fichas de função por categorias: pode continuar a ser usado, precisa de ajustes, por confirmar e substituir. Resolva primeiro as falhas que possam interromper o serviço. Por exemplo, uma bateria incapaz de suportar o serviço móvel durante o turno, a falta de visibilidade a partir do posto de trabalho na cozinha e uma ligação de impressora sem confirmação de compatibilidade exigem soluções diferentes. Observe depois se continua a ser necessário pedir equipamentos emprestados, interromper o serviço para os carregar ou se ainda há erros de leitura das informações. Só então decida se deve comprar mais equipamentos; não tome a quantidade de dispositivos como medida da melhoria.