Czy obecne telefony, tablety i komputery nadal nadają się do obsługi sprzedaży? Zacznij od przypisania urządzeń do zadań

Aby ustalić, czy obecne urządzenia nadal nadają się do obsługi sprzedaży, najpierw określ, jakie zadanie mają wykonywać, a następnie sprawdź, czy oprogramowanie i połączenia wymagane na danym stanowisku są obsługiwane. Możliwość otwarcia strony internetowej nie oznacza, że dostępna jest odpowiednia aplikacja natywna ani że można podłączyć drukarkę. Inwentaryzacja przed zakupami pozwoli ustalić, czy brakuje urządzenia, odpowiedniego miejsca jego ustawienia czy jasno wskazanej osoby, która przejmie zadanie.

Dla każdego urządzenia wypełnij kartę stanowiska

• Identyfikator urządzenia i pełny model: ____; system operacyjny i wersja: ____; wersja przeglądarki lub oprogramowania, którego zamierzasz używać: ____.
• Przypisane zadanie: ____; informacje, które muszą być czytelne: ____; stałe miejsce lub obszar użytkowania: ____.
• Zasilanie i sposób ładowania: ____; łączność w miejscu użytkowania: ____; osoba odpowiedzialna za urządzenie po zakończeniu pracy: ____.
• Podłączona drukarka lub inne urządzenia peryferyjne: ____; oprogramowanie używane do wysyłania treści: ____; podstawa potwierdzenia zgodności i data: ____.
• Wniosek: można nadal używać / zmienić zadanie lub miejsce ustawienia / wymaga weryfikacji / wymaga wymiany; powód: ____; osoba odpowiedzialna za dalsze działania: ____.

Urządzenia należące do lokalu i prywatne urządzenia pracowników, których używają oni dobrowolnie, ewidencjonuj osobno. Nie zapisuj haseł. Jeśli ten sam tablet jest potrzebny zarówno na tarasie, jak i przy ladzie, najpierw sprawdź kolizje w harmonogramie i podziale obowiązków — nie zakładaj od razu, że problemem jest przestarzały sprzęt.

Telefon do sprawdzania informacji przy stoliku, stałe stanowisko przy ladzie do weryfikacji całego rachunku

MenuSnap udostępnia lekką platformę roboczą dla personelu, służącą do przyjmowania zamówień i rejestrowania płatności. Sprawdź przy rzeczywistych stolikach, czy numery stolików, długie nazwy dań i ich warianty są łatwe do odczytania; zwróć uwagę na odblaski, zasięg sieci i poziom naładowania baterii. Obsługuj urządzenie dopiero po zatrzymaniu się — nie wymagaj od pracowników korzystania z niego w marszu. Ustal, który pracownik przy ladzie lub inny członek zespołu przejmie zadanie, gdy telefon będzie niedostępny.

Zgodne iPady oraz komputery mogą korzystać z systemu POS przez przeglądarkę. Na stałym stanowisku powinno być widać całe zamówienie i kwotę, podstawka musi być stabilna i nie może utrudniać rozmowy, a klawiatura, przewody i zasilacz nie mogą blokować przejścia używanego podczas przekazywania obowiązków. Jeśli potrzebna jest instalacja aplikacji, wybierz ją wyłącznie na podstawie systemów i wersji udostępnionych w centrum pobierania. Sam fakt, że komputer łączy się z internetem, nie potwierdza możliwości instalacji.

Osobno zinwentaryzuj ekrany kuchenne i urządzenia służące do wysyłania zleceń do druku

Sprawdź widoczność informacji z miejsca, w którym faktycznie pracują kucharze: tekst, warianty dań i uwagi muszą być czytelne, a urządzenie należy ustawić z dala od wysokiej temperatury, oleju, wody i ciągów komunikacyjnych. KDS musi być skonfigurowany odpowiednio do planu abonamentowego, włączonych stanowisk kuchennych i uprawnień personelu. Zgodność i konfigurację nieużywanego tabletu trzeba jeszcze potwierdzić, zanim zostanie przypisany do tej roli. Jeśli równolegle używane są papierowe zlecenia, upewnij się, że oba formaty odnoszą się do tego samego zadania kuchennego, aby nie wykonać tego samego zadania dwukrotnie.

Dla każdej drukarki zapisz pełny model, rodzaj złącza i szerokość papieru, a także ustal, które urządzenie i jaki program faktycznie wysyłają zlecenia do druku. Przeglądarkowy system POS MenuSnap nie łączy się bezpośrednio z drukarką — potrzebny jest obsługiwany, udostępniony klient albo usługa drukowania. Osobno sprawdź szablony, miejsce dostarczenia i stanowisko odbiorcze dla paragonów dla gości oraz zleceń kuchennych. Taka sama szerokość papieru lub możliwość podłączenia przewodu nie potwierdzają zgodności.

Pytaj personel wsparcia o konkretne wymagania, zamiast zgadywać, które modele są zgodne

• Czy system i jego wersja na tym urządzeniu nadają się do zadania, które ma ono wykonywać?
• Czy planowane jest korzystanie z wersji przeglądarkowej, czy z udostępnionego klienta? Jakie dodatkowe oprogramowanie lub warunki połączenia są potrzebne dla urządzeń peryferyjnych?
• Czy istnieje jednoznaczne potwierdzenie wsparcia dla modelu drukarki, jej złącza, przeznaczenia wydruku i oprogramowania wysyłającego zlecenia?
• Jakich informacji jeszcze brakuje, by podjąć decyzję o zakupie? Które z dotychczasowych rozwiązań należy utrzymać do czasu potwierdzenia?

Abonament na oprogramowanie nie obejmuje urządzeń; sprzęt dobiera się do potrzeb. Instalacją i zmianami w konfiguracji obecnych urządzeń zajmuje się właściciel lokalu lub wyraźnie upoważniony przez niego administrator. Przed zakupem wyjaśnij wszystkie niepotwierdzone kwestie. Nie zlecaj pracownikom zmiany routera, ponownej konfiguracji drukarki ani doraźnej aktualizacji klienta w godzinach największego ruchu.

Niezależnie weryfikuj płatności na terminalu i zapewnij zastępstwo oraz zasilanie awaryjne

Można nadal używać odpowiedniego, niezależnego terminala do kart. Najpierw sprawdź rachunek i kwotę, a następnie zweryfikuj wynik płatności za pomocą terminala i usługodawcy. Po potwierdzeniu powodzenia zarejestruj płatność przy właściwym rachunku. Zapis w systemie POS nie zastępuje weryfikacji transakcji kartowej; zasady dotyczące opłat i łączności terminala sprawdź u usługodawcy. Jeśli wynik jest niejasny, najpierw sprawdź pierwotną transakcję — nie pobieraj płatności ponownie.

Urządzenie zapasowe musi móc przejąć jasno określone zadanie; trzeba też zaplanować jego naładowanie, konto, łączność i osobę odpowiedzialną za przechowywanie. MenuSnap nie zapewnia obecnie pełnego trybu pracy offline do przyjmowania zamówień i obsługi sprzedaży, a operacje takie jak płatności wymagają potwierdzenia przez serwer. W razie problemów z siecią korzystaj z ustalonego w lokalu ręcznego przekazywania informacji. Po przywróceniu połączenia najpierw sprawdź istniejące zamówienia i faktycznie otrzymane płatności, a dopiero potem uzupełnij zapisy.

Kolejność zakupów powinna wynikać z konkretnych braków

Uporządkuj karty stanowisk według kategorii: sprzęt do dalszego użytku, wymagający dostosowania, jeszcze niezweryfikowany i wymagający wymiany. W pierwszej kolejności zajmij się brakami, które mogą przerwać obsługę. Przykładowo, bateria, która nie wystarcza na całą zmianę podczas obsługi mobilnej, nieczytelny ekran z miejsca pracy kucharza i brak potwierdzenia, że połączenie z drukarką jest obsługiwane, wymagają różnych rozwiązań. Następnie obserwuj, czy nadal trzeba pożyczać urządzenia, przerywać pracę na ładowanie i czy nadal zdarzają się błędy w odczytywaniu informacji. Dopiero wtedy zdecyduj o zakupie dodatkowego sprzętu — sama liczba urządzeń nie świadczy o poprawie.