Uoverensstemmelse mellem priser på papirmenuen og QR-menuen: Kontrollér gamle og nye priser efter bestillingsfase

Når priserne på papirmenuen og QR-menuen er forskellige, skal I først undersøge, hvad gæsten allerede har set, og om nogen har bekræftet ordren. Forklar derefter, hvordan situationen håndteres denne gang. I kan ikke bare ændre allerede bestilte varer til de nye priser, og fremtidige tilføjelser skal heller ikke automatisk følge de gamle priser. Opdatering af menuvisningen, håndtering af tidligere aftaler og tilbagebetaling af en prisforskel er tre forskellige opgaver, som hver kræver et grundlag.

Hvad I skal undersøge først i de fire bestillingsfaser

• Gæsten har ikke bestilt endnu: Udpeg de berørte retter og varianter på den gamle menu, og giv på eget initiativ gæsten de aktuelle oplysninger, så vedkommende kan vælge på ny. Vent ikke til efter bekræftelsen med at sætte prisen op.
• Ordren er allerede bekræftet: Undersøg den oprindelige bestilling, prisen og kommunikationen med den medarbejder, der håndterede ordren. Registrér ikke allerede bestilte varer på ny, og ændr ikke deres priser for at få visningen til at stemme. Bed en ansvarlig om at undersøge eventuelle uoverensstemmelser.
• Gæsten vil bestille mere: Oplys om priserne på de nye varer, inden gæsten bekræfter bestillingen. Hvis gæsten henviser til en tidligere aftale, skal I først undersøge, hvad aftalen gælder. Gå ikke automatisk ud fra, at den gælder alle fremtidige bestillinger ved bordet.
• Gæsten stiller spørgsmål efter at have betalt: Undersøg den oprindelige transaktion og de forklaringer, der blev givet undervejs. En bemyndiget ansvarlig skal håndtere prisforskellen. En menuændring eller en ny udskrift af regningen er ikke en tilbagebetaling.

Den ansvarlige bør først aftale med medarbejderne på vagten, hvordan situationen skal forklares, og derefter sørge for, at gæsterne ved de berørte borde får besked. Hvis der er uenighed, skal en ansvarlig tage over og svare ud fra de aftaler, der er blevet bekræftet, og restaurantens serviceregler. Undgå, at flere medarbejdere giver forskellige forklaringer.

En gammel side på gæstens telefon kan hjælpe med at afklare, hvilke oplysninger gæsten så på det tidspunkt. Gæsten skal fortsat selv betjene sin telefon. Undersøg særskilt, hvad siden viste, om ordren blev afgivet, og om prisen blev bekræftet, ved at sammenholde det med ordren og kommunikationen med personalet. Gem kun de nødvendige oplysninger om sagen; der er ingen grund til at indsamle private beskeder eller oplysninger fra hele telefonen.

Hvis gæsten siger, at en medarbejder allerede har bekræftet den gamle pris, skal I først bede den pågældende medarbejder redegøre for retten, beløbet og forløbet omkring kommunikationen. Derefter svarer en ansvarlig med udgangspunkt i den bekræftede aftale. Den aktuelle side kan bruges, når gæsten skal vælge fremover, men den erstatter ikke dokumentation for den oprindelige ordre.

Brug en tjekliste over varianter og visningssteder

Vejledningen fra MenuSnap om import af menuer kræver, at de importerede priser sammenholdes med originalmaterialet. Ved prisændringer skal den ansvarlige først lave en liste over de berørte retter, varianter og sammensatte menuer og derefter lade servicepersonalet gennemgå papirmenuerne og siderne på telefonerne punkt for punkt. Andre medarbejdere skal sørge for at fjerne eller udskifte små skilte ved indgangen, materiale i menuholdere og materiale på bordene. Når ændringerne er gemt i systemet, skal I stadig kontrollere dem på stedet, så oplysningerne, gæsterne møder, stemmer overens med det, personalet på vagten fortæller dem.

• Retter og varianter: Angiv de konkrete navne, størrelser, portioner eller kombinationer. Skeln mellem valgmuligheder med samme navn, men forskellige priser.
• Ændringer denne gang: Notér de bekræftede gamle og nye oplysninger, hvad ændringerne faktisk gælder, og hvilke varer der er uændrede denne gang. Undgå at melde generelt ud, at alle priser er sat op.
• Placeringer i restauranten: Kontrollér hver for sig små skilte ved indgangen, disken, menuholdere, papirmenuer på bordene og materiale, som gæsterne allerede har fået. At fjerne en stak er ikke ensbetydende med, at alt gammelt materiale er væk.
• Oplysninger på telefoner og personalets forklaringer: Kontrollér den aktuelle side og sørg for, at personalet på vagten bruger samme forklaring. Gæstens gamle side kan hjælpe med at afklare, hvad vedkommende så, men erstatter ikke ordren eller en registrering af en mundtlig bekræftelse.
• Uafklarede forhold: Notér prisforskelle, der stadig skal undersøges, spor til den oprindelige ordre og hvem der er ansvarlig for opfølgningen. Gem kun de nødvendige oplysninger om sagen.

Kaffe med samme navn kan fås i forskellige størrelser, og en morgenmadskombination kan indeholde forskellige drikkevarer. Angiv de konkrete varianter og kombinationer på listen over prisændringer, og notér de varer, der beholder den nuværende pris, så servicepersonalet lettere kan forklare ændringerne punkt for punkt. Prisangivelser kan også være omfattet af lokale regler. Restauranten bør rådføre sig med en relevant fagperson. Denne fremgangsmåde hjælper med at holde styr på menuer og kommunikation om ordrer, men erstatter ikke vurderinger af skatteforhold eller lovpligtig prisfastsættelse.

Håndtér allerede gennemførte køb og tilbagebetalinger ud fra de oprindelige registreringer

Hvis en gæst spørger til prisen efter at have betalt, skal I først undersøge den oprindelige transaktion og kommunikationen. Derefter skal en bemyndiget ansvarlig håndtere prisforskellen. Ved tilbagebetalinger online skal I følge det faktiske resultat hos tjenesten og betalingsudbyderen. Tilbagebetalinger via en selvstændig betalingsterminal skal undersøges efter den relevante procedure. En menuændring retter fremtidige prisvisninger, mens en tilbagebetaling håndterer en forskel i det betalte beløb. De to opgaver skal overdrages hver for sig. Efter et netværksudfald skal I også kontrollere ordren og betalingen og holde styr på de forhold, der stadig kræver opfølgning.

Ved afslutningen skal den ansvarlige kontrollere særskilt, om det gamle menumateriale er fjernet eller udskiftet, om nogen har forklaret prisforskellene for de gæster, der sidder i restauranten, og om der stadig er uafklarede spørgsmål vedrørende den oprindelige ordre.