Olika priser på pappersmenyn och QR-menyn: kontrollera gamla och nya priser utifrån beställningsskedet

Om priserna skiljer sig åt på pappersmenyn och QR-menyn bör du först ta reda på vad gästen redan har sett och om någon har bekräftat beställningen. Förklara sedan hur ni hanterar situationen. Ändra inte genomgående priserna i efterhand utifrån den nya sidan, och låt inte heller alla senare tillägg automatiskt följa det gamla priset. Att uppdatera prisinformationen, hantera tidigare utfästelser och återbetala en prisskillnad är skilda uppgifter som var och en kräver ett eget underlag.

Vad du bör kontrollera först i de fyra beställningsskedena

• Ingen beställning ännu: Peka ut de berörda rätterna och specifikationerna på den gamla menyn. Ge gästen den aktuella informationen så att hen kan bestämma sig på nytt; vänta inte tills beställningen bekräftats med att lägga på ett högre pris.
• Beställningen är bekräftad: Kontrollera de ursprungliga rätterna, priserna och kommunikationen med den medarbetare som tog emot beställningen. Registrera inte om eller ändra redan beställda poster i efterhand bara för att få visningen att stämma. Be en ansvarig person utreda eventuella tvister.
• Gästen vill lägga till något: Informera om rätterna och priserna innan tillägget bekräftas. Om gästen hänvisar till en tidigare utfästelse bör ni först kontrollera vad den gäller; tillämpa den inte automatiskt på alla framtida beställningar vid bordet.
• Gästen har betalat och har en fråga: Kontrollera den ursprungliga transaktionen och vad som sades. Låt en behörig ansvarig hantera prisskillnaden. Att ändra menyn eller skriva ut notan på nytt är inte en återbetalning.

Låt den ansvariga först komma överens med personalen i tjänst om vad som ska sägas, och ordna sedan så att gästen vid det berörda bordet får informationen. Om det uppstår en tvist bör en ansvarig ta över och utgå från bekräftade utfästelser och restaurangens rutiner. Låt inte flera medarbetare ge olika besked.

En gammal sida på gästens telefon kan hjälpa till att reda ut vilken information gästen såg då, men gästen ska själv hantera sin telefon. Kontrollera separat vad sidan visade, om beställningen skickades in och om priset bekräftades, med hjälp av beställningen och kommunikationen med personalen. Spara bara nödvändiga uppgifter för verksamheten; det finns inget behov av att samla in privata chattar eller allt innehåll på telefonen.

Om gästen säger att en medarbetare bekräftade det gamla priset bör ni först be den berörda kollegan redogöra för rätten, beloppet och vad som sades. Därefter svarar den ansvariga utifrån den utfästelse som har kunnat bekräftas. Den aktuella sidan kan användas när gästen gör framtida val, men ersätter inte underlaget för den ursprungliga beställningen.

Gör en lista över specifikationer och visningsplatser när du byter ut information

I MenuSnap-guiden för menyimport anges att importerade priser ska kontrolleras mot originalet. Vid en prisändring listar den ansvariga först berörda rätter, varianter och paket och låter sedan serveringspersonalen gå igenom varje post på pappersmenyn och på mobilsidan. Andra medarbetare får i uppgift att byta ut små skyltar vid entrén, material i presentationsmappar och material på borden. Även efter att ändringarna har sparats i administrationssystemet behöver personalen kontrollera informationen på plats, så att det gästerna ser stämmer överens med de besked personalen i tjänst ger.

• Rätt och specifikation: Ange de exakta namnen, storlekarna, portionsmängderna eller kombinationerna. Skilj mellan val med samma namn men olika pris.
• Vad som ändras: Anteckna de bekräftade gamla och nya uppgifterna, vad ändringen faktiskt gäller och vilka poster som är oförändrade. Säg inte svepande att alla priser har höjts.
• Platser i restaurangen: Kontrollera skyltar vid entrén, disken, skyltställ, pappersmenyer på borden och material som gäster redan har. Att byta ut en bunt innebär inte att allt gammalt material har tagits bort.
• Mobilvyn och personalens besked: Kontrollera den aktuella sidan och att personalen i tjänst ger samma besked. Gästens gamla sida kan visa vad hen såg då, men ersätter inte beställningen eller dokumentation av en muntlig bekräftelse.
• Frågor som inte är lösta: Anteckna prisskillnader som fortfarande behöver utredas, uppgifter om den ursprungliga beställningen och vem som ansvarar. Spara bara nödvändig information för verksamheten.

Kaffe med samma namn kan finnas i olika storlekar, och ett frukostpaket kan innehålla olika drycker. Ange ändringarna för varje enskild variant och kombination i checklistan för prisändringar, och ta även med de alternativ som behåller sitt gamla pris den här gången. Då blir det enklare för serveringspersonalen att förklara varje post. Hur priser visas kan också omfattas av lokala regler som gäller för restaurangen. Restaurangen bör kontrollera detta med en lämplig sakkunnig. Den här rutinen hjälper till att strukturera menyinformationen och kommunikationen om beställningar; den ersätter inte bedömningar av skattefrågor eller lagstadgade krav på prissättning.

Hantera tidigare köp och återbetalningar utifrån de ursprungliga uppgifterna

Om en gäst frågar om priset efter att ha betalat bör ni först kontrollera den ursprungliga transaktionen och vad som sades. Låt sedan en behörig ansvarig hantera prisskillnaden. Vid återbetalning online ska ni utgå från det faktiska resultatet i tjänsten och hos betalningsförmedlaren. En återbetalning via en fristående betalterminal ska kontrolleras enligt den tillhörande rutinen. En menyändring löser den framtida visningen, medan en återbetalning hanterar skillnaden i pengar; lämna över dessa uppgifter separat. Efter ett nätverksavbrott behöver ni också kontrollera beställningen och betalningen samt notera sådant som fortfarande följs upp.

När arbetet avslutas bör den ansvariga kontrollera var för sig att den gamla informationen har bytts ut, att någon har förklarat eventuella prisskillnader för gäster som sitter kvar och om det fortfarande finns frågor kring den ursprungliga beställningen.