Wenn das Mittagsangebot endet: Gäste bei der Auswahl, unbestätigte und bereits angenommene Bestellungen unterscheiden

Wenn das Mittagsmenü bald nicht mehr angeboten wird, klären Sie zuerst mit der Küche, welche Gerichte noch verfügbar sind. Prüfen Sie dann, ob Gäste noch auswählen, eine Bestellung abgeschickt haben, die auf Bestätigung wartet, oder ob ihre Bestellung bereits angenommen wurde. Das Öffnen der Speisekarte bedeutet nicht, dass ein Gericht reserviert ist. Ebenso macht eine Aktualisierung des Menüzugangs bereits angenommene Bestellungen nicht ungültig. Trennen Sie diese beiden Punkte beim Wechsel des Angebots und erklären Sie anschließend die Bestandteile des Tagesmenüs und den Ablauf beim Servieren.

Drei Status am Übergang zwischen den Angebotszeiten – drei unterschiedliche Antworten

• Gäste sehen sich noch um oder wählen aus: Prüfen Sie zunächst, was gerade verfügbar ist, und erklären Sie dann, ob die aktuelle Bestellung möglich ist. Versprechen Sie keine Reservierung, nur weil die Seite früher geöffnet wurde.
• Die Bestellung wurde abgeschickt, wartet aber noch auf Bestätigung: Prüfen Sie den tatsächlichen Eintrag und fragen Sie bei der zuständigen Bestellannahme nach. Bitten Sie Gäste nicht, eine weitere Bestellung aufzugeben, statt den Status zu prüfen.
• Die Bestellung wurde bereits angenommen: Bearbeiten Sie sie weiterhin gemäß den ursprünglich bestätigten Angaben. Falls Änderungen nötig sind, prüfen Sie zunächst die Verfügbarkeit und die geltenden Regeln für bestehende Bestellungen. Verlangen Sie nicht wegen einer Aktualisierung des Menüzugangs eine neue Bestellung und setzen Sie keinen neuen Preis an.

Die Tarifseite von MenuSnap führt Funktionen für Angebotszeiten und Tagesmenüs auf. In welchem Umfang sie verfügbar sind, muss anhand des Abonnements geprüft werden. Diese Angaben ersetzen nicht die Bestätigung der Küche, was am jeweiligen Tag tatsächlich angeboten werden kann.

Bestimmen Sie vor dem Wechsel der Angebotszeiten eine verantwortliche Person, die prüft, welche Gerichte noch verfügbar sind. Geben Sie Änderungen anschließend an die für die Menüpflege und den Service zuständigen Mitarbeitenden weiter, damit Online-Menü, Speisekarte in Papierform und Auskünfte des Teams übereinstimmen.

Eine Übersicht der Tagesmenü-Bestandteile statt nur eines Menünamens

Das Servicepersonal sollte das vom Betrieb für den jeweiligen Tag bestätigte Menü als Grundlage nehmen und erläutern, welche Regeln für das menú del día gelten. Nennen Sie getrennt die Auswahl bei Vorspeise, Hauptgericht, Getränk und Abschluss. Entscheidend ist nicht, wie viele Kategorien es gibt, sondern dass Gäste wissen, wie viele Gerichte sie bei jedem Gang auswählen können, was im Preis enthalten ist und bei welchen Änderungen zunächst nachgefragt werden muss.

• Angebot des Tages: Führen Sie die Gerichte auf, die im Menü zur Auswahl stehen, und getrennt davon die regulären À-la-carte-Gerichte, die weiterhin erhältlich sind. Vermischen Sie die Auswahlmöglichkeiten nicht zu einer einzigen Regel.
• Vorspeise und Hauptgericht: Halten Sie für jeden Gang fest, wie viele Gerichte gewählt werden können und welche tatsächlich verfügbar sind. Die Küche darf nicht einfach nicht ausgewählte Gerichte ergänzen.
• Getränke und Brot: Geben Sie genau an, was enthalten ist und was extra kostet. Fotos dürfen nicht den Eindruck erwecken, alle abgebildeten Bestandteile seien im Menüpreis enthalten.
• Dessert oder Kaffee: Erläutern Sie, wie die Auswahl geregelt ist, und halten Sie fest, was bereits entschieden wurde und was erst nach dem Essen ausgewählt werden soll.
• Austauschmöglichkeiten und Angebotszeiten: Führen Sie mögliche Alternativen, die tatsächlichen Aufpreise und den bestätigten Angebotsumfang auf. Ist etwas ausverkauft, erläutern Sie zuerst eine Alternative und holen Sie die Zustimmung der Gäste ein.

Nach Annahme der Bestellung nicht ausgewählte Gänge nicht vorzeitig zur Zubereitung weitergeben

Geben Sie nach Annahme der Bestellung nur die für den Tisch bestätigten Gänge an die jeweils zuständigen Mitarbeitenden zur Zubereitung weiter. Ein noch nicht ausgewähltes Dessert oder ein Kaffee bleibt offen und darf nicht vorzeitig als bestellt zubereitet werden. Wenn die Verfügbarkeit erst noch geklärt werden muss, bestimmen Sie, wer bei der Küche nachfragt und den Gästen Bescheid gibt.

Wenn Gäste kurzfristig beschließen, die Vorspeise auszulassen, klären Sie zunächst mit der Küche, ob diese bereits zubereitet wurde. Erläutern Sie dann, welche Änderungen möglich sind und ob sich dadurch der Preis ändert. Das Servicepersonal klärt, ob die Gäste nur auf diesen Gang verzichten oder auch den weiteren Ablauf beim Servieren ändern möchten. Nach Zustimmung der Gäste gibt es die endgültige Entscheidung an die zuständigen Mitarbeitenden in der Küche weiter. Wie sich die Anzahl der Gänge auf den Menüpreis auswirkt, richtet sich nach den vom Betrieb bereits erläuterten Regeln. Auch das Kassenpersonal gleicht die Endabrechnung anhand dieser Regeln ab.

Bestätigte Gänge, noch offene Entscheidungen zu Dessert oder Kaffee und kurzfristige Änderungen müssen der ursprünglichen Bestellung zugeordnet bleiben. Nur weil ein Punkt noch ungeklärt ist, darf nicht der ganze Tisch als neue Bestellung behandelt werden. Übergeben Sie bei einem Schichtwechsel noch offene Rückfragen an eine bestimmte Kollegin oder einen bestimmten Kollegen.

Den gewünschten Zeitpunkt zum Gehen separat erfragen – ohne die tatsächliche Verfügbarkeit zu verändern

Der Empfang kann die Gäste beim Platznehmen fragen, ob sie zu einer bestimmten Zeit gehen müssen, und anschließend mit dem Küchenteam im Dienst den aktuellen Stand der Zubereitung klären. So können die Gäste besser entscheiden, ob sie zum Essen bleiben möchten. Die späteste Abreisezeit der Gäste darf nicht ohne Weiteres zu einer Zusage der Küche werden. Das Servicepersonal kann erklären, bei welchen Gerichten mit zusätzlichen Wartezeiten zu rechnen ist, darf aber ohne verlässliche Grundlage keine garantierte Fertigstellungszeit nennen.

Wenn eine Auswahl offensichtlich nicht rechtzeitig fertig wird, erklären Sie das vor der Bestellung deutlich. Die Gäste können dann selbst entscheiden, ob sie etwas anderes wählen, auf Gänge verzichten oder eine andere Lösung finden möchten. Die Zubereitungsbedingungen für kalte Vorspeisen, warme Hauptgerichte und Getränke nach dem Essen können unterschiedlich sein. Erläutern Sie diese anhand der tatsächlichen Situation des Tages.