Come gestire la fine del servizio del menu pranzo: distinguere tra consultazione, ordini in attesa e ordini accettati

Quando il servizio del menu pranzo sta per terminare, verifica prima con la cucina quali opzioni sono ancora disponibili; poi controlla se il cliente sta consultando il menu, ha inviato l’ordine ed è in attesa di conferma oppure ha già un ordine accettato. Aver aperto il menu non significa aver prenotato un piatto, così come aggiornare il menu online non annulla gli ordini già accettati. Nel momento del cambio di servizio, tieni distinte queste due situazioni prima di spiegare la composizione del menu del giorno e l’ordine delle portate.

Al cambio di servizio, rispondi in base a ciascuno dei tre stati

• Il cliente sta ancora consultando il menu o scegliendo: verifica cosa è disponibile in quel momento e poi spiega se puoi accogliere la sua richiesta. Non promettere di tenere da parte un piatto solo perché la pagina era stata aperta prima.
• L’ordine è stato inviato ma non ancora confermato: controlla la registrazione effettiva e verifica con il personale addetto alla presa degli ordini. Non chiedere al cliente di inviare un nuovo ordine al posto di controllare quello già effettuato.
• L’ordine è già stato accettato: segui quanto confermato inizialmente. Se serve apportare una modifica, verifica prima la disponibilità e le regole applicabili all’ordine in corso; non chiedere al cliente di ordinare di nuovo né applicare un nuovo prezzo solo perché è stato aggiornato il menu online.

La pagina dei piani di MenuSnap elenca le funzionalità relative agli orari di disponibilità dei menu e ai menu del giorno; occorre verificare quali sono disponibili con il proprio abbonamento. Queste indicazioni non sostituiscono la conferma della cucina sulla disponibilità effettiva della giornata.

Prima del cambio di servizio, il ristorante dovrebbe incaricare una persona di verificare quali opzioni sono ancora disponibili. Comunica poi le variazioni a chi aggiorna il menu e al personale di sala, così che le informazioni sui canali online, sui menu cartacei e quelle fornite dal personale siano coerenti.

Una scheda del menu del giorno che ne descriva i componenti, non solo il nome

Il personale di sala deve spiegare il menu del giorno basandosi su quello confermato per la giornata, specificando le regole di scelta per la prima portata, la portata principale, le bevande e le proposte di fine pasto. Non conta quante categorie si usano, ma che il cliente capisca quante opzioni può scegliere a ogni passaggio, cosa è incluso nel prezzo e quali sostituzioni richiedono una verifica a parte.

• Disponibilità del giorno: elenca separatamente i piatti del menu del giorno e quelli à la carte ancora disponibili; non confondere le regole delle due proposte.
• Prima portata e portata principale: annota quante opzioni si possono scegliere a ogni passaggio e quali piatti sono effettivamente disponibili. La cucina non deve aggiungere di propria iniziativa ciò che il cliente non ha scelto.
• Bevande e pane: specifica cosa è effettivamente incluso e cosa comporta un costo aggiuntivo. Le foto non devono far pensare che siano inclusi anche elementi che non lo sono.
• Dolce o caffè: chiarisci come si articola la scelta e registra separatamente ciò che è già stato deciso e ciò che il cliente sceglierà a fine pasto.
• Sostituzioni e orari: indica le sostituzioni possibili, gli eventuali supplementi effettivi e la disponibilità già confermata. Se un piatto è esaurito, proponi prima un’alternativa e chiedi il consenso del cliente.

Dopo aver accettato l’ordine, non mandare in preparazione le portate non ancora scelte

Dopo aver accettato l’ordine, comunica a ciascuna postazione di cucina le portate confermate per quel tavolo. Per dolci o caffè non ancora scelti, annota che occorre chiedere al cliente: non considerarli già ordinati e non mandarli in preparazione in anticipo. Se serve verificare la disponibilità, stabilisci chi chiederà conferma alla cucina e risponderà al cliente.

Se un cliente decide all’ultimo momento di saltare la prima portata, verifica prima con la cucina se è già stata preparata, poi spiega quali modifiche sono possibili e se il prezzo cambia. Il personale di sala deve chiarire se il cliente vuole soltanto saltare quella portata o modificare anche il servizio delle portate successive. Dopo aver ottenuto il suo consenso, comunica la decisione definitiva alla postazione di cucina interessata. Il rapporto tra prezzo del menu e portate va gestito secondo le regole già comunicate dal ristorante; anche il personale di cassa deve verificare il conto finale in base a tali regole.

Le portate confermate, le scelte per il fine pasto ancora da definire e le sostituzioni dell’ultimo momento devono restare associate all’ordine originale. Non trattare l’intero tavolo come se stesse ordinando di nuovo solo perché una scelta è ancora in sospeso. Al cambio turno, affida a un collega specifico le scelte che devono ancora essere chiarite.

Chiedi separatamente l’orario di partenza, senza alterare le informazioni sulla disponibilità

Al momento dell’accoglienza, il personale può chiedere al cliente se ha un orario preciso entro cui deve andare via e verificare con la cucina di turno a che punto è la preparazione, così da aiutarlo a decidere se proseguire il pasto. L’orario indicato dal cliente non diventa automaticamente una promessa della cucina. Il personale di sala può segnalare quali piatti richiedono più attesa, ma non deve garantire un orario di completamento se non dispone di informazioni affidabili.

Se è evidente che una scelta non sarà pronta in tempo per gli impegni del cliente, spiegalo prima di inviare l’ordine e lascia che decida se cambiare piatto, ridurre il numero di portate o scegliere un’altra soluzione. Le condizioni di preparazione possono essere diverse per gli antipasti freddi, i piatti principali caldi e le bevande di fine pasto: descrivile separatamente in base alla situazione effettiva del giorno.