Preus diferents a la carta impresa i al menú amb codi QR: com comprovar els preus antics i els nous segons l’estat de la comanda

Si els preus de la carta impresa i del menú amb codi QR no coincideixen, comproveu primer què ha vist el client i si algú li ha confirmat la comanda. Després, expliqueu com es gestionarà el cas. No apliqueu automàticament els preus nous a comandes ja confirmades, ni mantingueu automàticament els preus antics per a tots els afegits posteriors. Actualitzar els materials, gestionar els compromisos previs i reemborsar una diferència són tasques diferents, i cadascuna necessita una justificació.

Què cal comprovar primer en cada fase de la comanda

• Encara no ha demanat: indiqueu quins plats i formats de la carta antiga s’han vist afectats i faciliteu al client la informació actualitzada perquè pugui decidir de nou. No espereu a tenir la comanda confirmada per comunicar-li un augment de preu.
• La comanda ja està confirmada: comproveu els plats originals, els preus i què va comunicar el membre de l’equip que va atendre el client. No torneu a introduir els productes ni modifiqueu la comanda confirmada només per uniformitzar els preus que es mostren. Si hi ha una discrepància, demaneu que la revisi una persona responsable.
• Vol afegir-hi productes: abans de confirmar els afegits, indiqueu quins són i quin preu tenen. Si el client esmenta un preu que se li havia promès abans, comproveu primer a quins productes s’aplica; no el feu extensiu automàticament a les consumicions futures de tota la taula.
• Ja ha pagat i planteja un dubte: comproveu la transacció original i què se li va explicar. La diferència l’ha de gestionar una persona responsable autoritzada. Modificar la carta o tornar a imprimir el compte no és fer un reemborsament.

La persona responsable ha d’acordar amb l’equip de sala com s’explicarà el cas abans d’encarregar a algú que en parli amb la taula afectada. Si hi ha una discrepància, s’ha de fer càrrec del cas segons el compromís verificat i les normes de servei de l’establiment, en lloc de deixar que cada membre de l’equip en doni una explicació diferent.

La pàgina antiga del mòbil del client pot ajudar a aclarir quina informació va veure en aquell moment, però el mòbil l’ha de gestionar el mateix client. Comproveu per separat què s’hi mostrava, si va enviar la comanda i si algú li va confirmar el preu, contrastant-ho amb la comanda i la comunicació amb l’equip. Conserveu només les dades necessàries per gestionar el cas; no cal recopilar converses privades ni tota la informació del mòbil.

Si el client diu que un membre de l’equip li havia confirmat el preu antic, demaneu primer al company que el va atendre que expliqui quins plats i imports es van tractar i com va anar la conversa. Després, la persona responsable ha de respondre d’acord amb el compromís verificat. La pàgina actual serveix perquè el client pugui triar què demana a partir d’ara, però no substitueix la comanda original ni les proves d’una confirmació verbal.

Prepareu la llista de retirada segons els formats i les ubicacions

La guia d’importació de menús de MenuSnap exigeix comparar els preus importats amb els del document original. Quan es canviïn els preus, la persona responsable ha de fer primer una llista dels plats, formats i menús combinats afectats i després demanar a l’equip de sala que els comprovi un per un, tant a les cartes impreses com a les pàgines del mòbil. Cal encarregar a altres persones la retirada i substitució dels cartells de l’entrada, les carpetes expositores i els materials de les taules. Encara que els canvis s’hagin desat al sistema de gestió, cal comprovar-los presencialment perquè la informació que veu el client coincideixi amb el que explica l’equip de torn.

• Plats i formats: anoteu el nom concret, la mida, la ració o la combinació. Distingiu les opcions que tenen el mateix nom però preus diferents.
• Canvis d’aquesta actualització: registreu la informació nova i l’antiga que s’han verificat, l’abast exacte del canvi i els productes que mantenen el preu. No anuncieu de manera general que tots els preus han pujat.
• Ubicacions de l’establiment: comproveu per separat les pissarretes de l’entrada, el taulell, els expositors, les cartes impreses de les taules i els materials que tenen els clients asseguts. Retirar-ne una pila no vol dir que ja s’hagin retirat tots.
• Pàgines del mòbil i explicacions de l’equip: comproveu la pàgina actual i el que explica l’equip de torn. La pàgina antiga del client pot ajudar a aclarir què va veure, però no substitueix la comanda ni el registre d’una confirmació verbal.
• Qüestions pendents: anoteu les diferències de preu que encara s’han de comprovar, les dades de la comanda original i qui se n’encarrega. Conserveu només la informació necessària per gestionar el cas.

Els cafès amb el mateix nom poden tenir mides diferents, i els esmorzars combinats poden incloure begudes diferents. La llista de canvis de preu ha de detallar les modificacions per format i combinació, i també conservar els productes que aquesta vegada mantenen el preu, perquè l’equip de sala pugui explicar cada cas amb facilitat. La presentació dels preus també pot estar subjecta a la normativa local aplicable; l’establiment ho ha de verificar amb un professional adequat. Aquest procediment serveix per organitzar la carta i la comunicació sobre les comandes, però no substitueix les valoracions fiscals ni les relatives als requisits legals de fixació de preus.

Gestioneu el consum ja fet i els reemborsaments a partir del registre original

Si el client planteja un dubte sobre el preu després d’haver pagat, comproveu primer la transacció original i què se li va explicar. Després, una persona responsable autoritzada ha de gestionar la diferència. Si es tracta d’un reemborsament en línia, cal atenir-se als resultats reals al servidor i al canal de pagament. Les devolucions fetes amb un terminal independent s’han de comprovar per separat segons el procediment corresponent. Actualitzar la carta resol la presentació dels preus a partir d’ara; el reemborsament resol la diferència de diners. El traspàs de cada tasca s’ha de fer per separat. Després d’una interrupció de la xarxa, comproveu també les comandes i els pagaments, i deixeu constància dels assumptes que encara s’estiguin gestionant.

En acabar, la persona responsable ha de comprovar per separat si s’han retirat i substituït els materials antics, si algú ha explicat les diferències als clients que encara són a taula i si queden qüestions pendents de comprovar sobre la comanda original.