Écart de prix entre le menu papier et le menu accessible par QR code : comparer l’ancien et le nouveau prix selon l’étape de commande

En cas d’écart de prix entre le menu papier et la page accessible par QR code, vérifiez d’abord ce que le client a déjà vu et si quelqu’un a confirmé sa commande, puis expliquez comment la situation sera traitée. Ne modifiez pas systématiquement une commande en vous fondant sur la nouvelle page et ne faites pas non plus appliquer automatiquement l’ancien prix à tous les ajouts ultérieurs. La mise à jour des supports, le traitement des engagements déjà pris et le remboursement d’une différence sont des opérations distinctes, qui doivent chacune reposer sur des éléments vérifiés.

Les quatre étapes de commande : ce qu’il faut vérifier en premier

• Commande pas encore passée : indiquez précisément les plats et les formats concernés par l’ancien prix, puis communiquez spontanément les informations à jour pour que le client puisse décider à nouveau. N’attendez pas la confirmation pour annoncer une hausse de prix.
• Commande déjà confirmée : vérifiez les plats commandés, les prix et les échanges avec l’employé qui s’en est occupé. Ne ressaisissez pas et ne modifiez pas les éléments déjà commandés dans le seul but d’uniformiser l’affichage ; en cas de contestation, demandez au responsable de vérifier la situation.
• Ajout ultérieur envisagé : avant de confirmer l’ajout, précisez les plats concernés et leur prix. Si le client évoque un engagement antérieur, vérifiez d’abord à quels éléments il s’appliquait ; ne l’étendez pas automatiquement à toutes les consommations ultérieures de la table.
• Question soulevée après le paiement : vérifiez la transaction d’origine et les explications données. Un responsable habilité doit traiter toute différence de prix. Modifier le menu ou réimprimer la facture ne constitue pas un remboursement.

Le responsable commence par harmoniser les explications avec l’équipe de service en poste, puis organise la communication avec les tables concernées. En cas de contestation, il prend le relais et s’appuie sur les engagements vérifiés ainsi que sur les règles de service de l’établissement, afin que les employés ne donnent pas chacun une version différente.

L’ancienne page affichée sur le téléphone du client peut aider à établir les informations qu’il a vues à ce moment-là ; le client continue de manipuler lui-même son téléphone. Vérifiez séparément ce qui était affiché sur la page, si une commande a été envoyée et si le prix a été confirmé, en vous appuyant sur la commande et les échanges avec le personnel. Ne conservez que les éléments nécessaires à l’activité ; il n’est pas utile de recueillir des conversations privées ni l’ensemble des données du téléphone.

Si le client indique qu’un employé lui a confirmé l’ancien prix, demandez d’abord à l’employé concerné de préciser les plats, le montant et le déroulement de l’échange. Le responsable répond ensuite en fonction de l’engagement vérifié. La page actuelle sert à éclairer les choix à venir ; elle ne remplace pas les éléments relatifs à la commande d’origine.

Établir la liste des remplacements par format et emplacement

Le guide d’importation des menus de MenuSnap exige de vérifier les prix importés par rapport au document d’origine. Lors d’une modification de prix, le responsable commence par dresser la liste des plats, formats et formules concernés, puis demande à l’équipe de salle de les vérifier un par un sur les menus papier et les pages consultées sur téléphone. D’autres membres du personnel sont chargés de retirer et de remplacer les affichettes à l’entrée, les supports dans les porte-menus et les documents posés sur les tables. Même après l’enregistrement des modifications dans l’interface de gestion, il faut se rendre sur place pour vérifier que les informations accessibles aux clients correspondent aux explications données par l’équipe en poste.

• Plats et formats : indiquez les noms précis, les tailles, les portions ou les compositions, afin de distinguer les options portant le même nom mais proposées à des prix différents.
• Modifications apportées : consignez les anciennes et nouvelles informations confirmées, leur champ d’application exact et les éléments dont le prix ne change pas cette fois-ci. Évitez d’annoncer vaguement que tout augmente.
• Emplacements sur place : vérifiez séparément les affichettes à l’entrée, le comptoir, les porte-menus, les menus papier sur les tables et les supports déjà entre les mains des clients. Retirer une pile ne signifie pas que tous les anciens exemplaires ont été récupérés.
• Téléphones et explications du personnel : vérifiez la page actuelle et les informations communiquées par l’équipe en poste. L’ancienne page du client peut aider à établir ce qu’il a vu, mais ne remplace ni la commande ni une trace de la confirmation verbale.
• Points en suspens : notez les écarts de prix qui restent à vérifier, les éléments relatifs à la commande d’origine et la personne chargée du suivi. Ne conservez que les informations nécessaires à l’activité.

Un même café peut être proposé en différentes tailles, et une formule de petit-déjeuner peut comprendre des boissons différentes. La liste des modifications doit préciser les formats et les compositions concernés, tout en conservant les éléments dont le prix reste inchangé cette fois-ci, afin que l’équipe de salle puisse les expliquer clairement un par un. L’affichage des prix peut également être soumis aux règles locales applicables ; l’établissement doit consulter un professionnel compétent. Cette procédure aide à organiser les échanges sur les menus et les commandes, mais ne remplace pas un avis en matière fiscale ou de réglementation des prix.

Consommations déjà effectuées et remboursements : s’appuyer sur les enregistrements d’origine

Si un client soulève une question de prix après avoir payé, vérifiez d’abord la transaction d’origine et les explications données. Un responsable habilité traite ensuite toute différence de montant. Pour un remboursement en ligne, fiez-vous aux résultats effectifs côté serveur et auprès du prestataire de paiement ; un remboursement effectué sur un terminal indépendant doit être vérifié séparément selon la procédure correspondante. La modification du menu corrige l’affichage pour la suite, tandis que le remboursement règle la différence financière : ces deux opérations doivent faire l’objet de transmissions distinctes entre les personnes chargées du suivi. Après une interruption du réseau, vérifiez également les commandes et les paiements, et conservez une trace des points encore en cours de traitement.

Pour clôturer le dossier, le responsable vérifie séparément si les anciens supports ont été remplacés, si quelqu’un a expliqué les écarts aux clients déjà installés et si des points concernant les commandes d’origine restent à vérifier.