Precios distintos en el menú impreso y el menú con código QR: comprueba los precios anteriores y actuales según la fase del pedido

Si los precios del menú impreso y de la página del menú con código QR no coinciden, comprueba primero qué ha visto el cliente y si alguien ha confirmado el pedido. Después, explica cómo se resolverá la situación. No se debe aplicar sin más el precio nuevo a pedidos ya confirmados, ni asumir que todo lo que se añada después conservará automáticamente el precio anterior. Actualizar la información, atender los compromisos previos y devolver una diferencia son tareas distintas, y cada una debe tener su propia justificación.

Qué comprobar primero en cada una de las cuatro fases del pedido

• Si el cliente aún no ha pedido: señala los platos y variantes concretos afectados por la información antigua y ofrece proactivamente los precios actuales para que pueda decidir de nuevo. No esperes a que confirme para añadir un recargo.
• Si el pedido ya está confirmado: comprueba los platos, los precios y la conversación con el empleado que atendió al cliente. No vuelvas a introducir ni modifiques pedidos ya confirmados solo para que todos los precios coincidan. Pide a un responsable que investigue cualquier desacuerdo.
• Si el cliente quiere añadir algo: antes de confirmar los nuevos artículos, explica cuáles son y cuánto cuestan. Si menciona que se le había prometido un precio anterior, comprueba primero a qué se aplicaba; no des por hecho que se mantiene para todos los consumos posteriores de la mesa.
• Si el cliente plantea una duda después de pagar: comprueba la transacción original y lo que se le explicó. Un responsable autorizado debe ocuparse de cualquier diferencia. Modificar el menú o volver a imprimir la cuenta no constituye un reembolso.

El responsable debe acordar primero con el personal de sala del turno cómo se explicará la situación y luego organizar la comunicación con las mesas afectadas. Si hay un desacuerdo, debe intervenir y responder conforme a los compromisos verificados y a las normas de servicio del establecimiento, en lugar de dejar que varios empleados den explicaciones distintas.

La página antigua que aparezca en el teléfono del cliente puede ayudar a aclarar qué información vio en su momento, pero el cliente debe manejar su propio teléfono. La información mostrada, si se envió un pedido y si se confirmó un precio deben comprobarse por separado, junto con el pedido y la conversación con el personal. Conserva únicamente las notas necesarias para la gestión del establecimiento; no hace falta recopilar conversaciones privadas ni todos los datos del teléfono.

Si el cliente dice que un empleado ya le confirmó el precio anterior, pide primero al compañero que lo atendió que aclare de qué plato y de qué importe se habló, y cómo fue la conversación. Después, un responsable debe responder basándose en el compromiso verificado. La página actual sirve para decidir qué pedir a continuación, pero no sustituye la información que fundamenta el pedido original.

Prepara una lista de retirada por variante y ubicación

La guía de importación de menús de MenuSnap indica que hay que cotejar los precios importados con el documento original. Al cambiar los precios, el responsable debe enumerar primero los platos, las variantes y los menús combinados afectados. Después, el personal de sala debe revisarlos uno por uno tanto en los menús impresos como en las páginas del teléfono. Otras personas deben encargarse de retirar y sustituir los carteles pequeños de la entrada, los materiales de los expositores y los de las mesas. Aunque los cambios se hayan guardado en el sistema, hay que comprobarlos en el local para que la información que ven los clientes coincida con lo que explica el personal de turno.

• Platos y variantes: anota los nombres concretos, tamaños, raciones o combinaciones para distinguir las opciones que tienen el mismo nombre, pero precios distintos.
• Cambios de esta ocasión: registra la información nueva y la anterior que se hayan confirmado, el alcance exacto del cambio y los artículos que mantienen el precio. No anuncies de forma general que todo ha subido de precio.
• Ubicaciones en el local: revisa por separado los carteles de la entrada, el mostrador, los expositores, los menús impresos de las mesas y los que tengan los clientes sentados. Retirar una pila de menús no significa que ya se hayan retirado todos.
• Información del teléfono y explicaciones del personal: comprueba la página actual y que todo el personal de turno dé la misma explicación. La página antigua del cliente puede ayudar a aclarar qué información vio, pero no sustituye el pedido ni un registro de lo que se confirmó verbalmente.
• Asuntos pendientes: anota las diferencias de precio que aún deban comprobarse, las pistas sobre el pedido original y quién se encargará de investigarlas. Conserva solo la información necesaria para la gestión del establecimiento.

Un café con el mismo nombre puede ofrecerse en distintos tamaños, y un menú de desayuno puede incluir distintas bebidas. La lista de cambios debe especificar las variantes y combinaciones concretas, e indicar qué artículos mantienen el precio actual para que el personal de sala pueda explicarlo punto por punto. La presentación de los precios también puede estar sujeta a las normas locales aplicables; el establecimiento debe consultarlo con un profesional cualificado. Este proceso sirve para organizar la información del menú y la comunicación sobre los pedidos, pero no sustituye el asesoramiento fiscal ni la interpretación de las normas legales sobre precios.

Gestiona los consumos ya realizados y los reembolsos a partir del registro original

Si el cliente plantea una duda sobre el precio después de pagar, comprueba primero la transacción original y lo que se le explicó. Después, un responsable autorizado debe ocuparse de cualquier diferencia. Si se trata de un reembolso en línea, hay que atenerse al resultado real registrado en el servidor y en el canal de pago. Los reembolsos mediante un terminal independiente deben verificarse conforme al procedimiento correspondiente. Actualizar el menú corrige la información que se mostrará en adelante; el reembolso resuelve una diferencia de dinero. El traspaso de estas dos tareas debe hacerse por separado. Tras una interrupción de la conexión, también hay que comprobar los pedidos y los pagos, y conservar constancia de los asuntos que sigan pendientes.

Al cerrar la gestión, el responsable debe comprobar por separado si se ha retirado y sustituido la información antigua, si alguien ha explicado las diferencias a los clientes que siguen en el local y si aún quedan asuntos pendientes de comprobar sobre el pedido original.