Giá trên menu giấy và menu quét mã QR không khớp: Đối chiếu giá cũ và giá mới theo từng giai đoạn gọi món

Khi giá trên menu giấy và trang menu quét mã QR không khớp, trước tiên hãy kiểm tra khách đã xem thông tin gì và có ai xác nhận đơn hàng chưa, rồi giải thích cách xử lý trong trường hợp này. Không thể áp dụng giá mới để điều chỉnh lại mọi đơn hàng đã xác nhận, cũng không thể mặc định mọi món gọi thêm sau đó đều áp dụng giá cũ. Cập nhật nội dung trưng bày, xử lý cam kết đã đưa ra và hoàn lại khoản chênh lệch là những việc khác nhau, mỗi việc cần có căn cứ riêng.

Bốn giai đoạn gọi món: cần kiểm tra những gì trước tiên

• Chưa gọi món: Chỉ rõ món và quy cách bị ảnh hưởng trên menu cũ, chủ động cung cấp thông tin hiện tại để khách quyết định lại; đừng đợi xác nhận xong mới báo tăng giá.
• Đơn hàng đã xác nhận: Kiểm tra món ban đầu, giá và nội dung trao đổi với nhân viên phụ trách. Đừng nhập lại hay điều chỉnh các món đã gọi chỉ để giá hiển thị đồng nhất; chuyển vấn đề còn tranh cãi cho người phụ trách xác minh.
• Chuẩn bị gọi thêm: Trước khi xác nhận món mới, hãy thông báo món và giá áp dụng lần này. Nếu khách nhắc đến cam kết trước đó, hãy xác minh phạm vi áp dụng trước; không tự động áp dụng cho mọi khoản gọi thêm sau này của cả bàn.
• Đã thanh toán và khách nêu thắc mắc: Kiểm tra giao dịch ban đầu và nội dung đã trao đổi; người phụ trách được ủy quyền sẽ xử lý khoản chênh lệch. Chỉnh sửa menu hay in lại hóa đơn không phải là hoàn tiền.

Người phụ trách cần thống nhất cách giải thích với nhân viên trong ca trước, sau đó sắp xếp trao đổi với bàn khách bị ảnh hưởng. Nếu có tranh chấp, hãy tiếp nhận xử lý dựa trên cam kết đã xác minh và quy định phục vụ của nhà hàng; đừng để mỗi nhân viên đưa ra một cách giải thích khác nhau.

Trang cũ trên điện thoại của khách có thể giúp xác định thông tin họ đã xem vào thời điểm đó; khách vẫn tự thao tác trên điện thoại của mình. Cần kiểm tra riêng nội dung hiển thị trên trang, việc khách có gửi đơn hay không và giá đã được xác nhận chưa, đồng thời đối chiếu với đơn hàng và trao đổi với nhân viên. Chỉ lưu lại những thông tin cần thiết cho công việc; không cần thu thập tin nhắn riêng tư hay toàn bộ dữ liệu trên điện thoại.

Nếu khách cho biết nhân viên đã xác nhận giá cũ, trước tiên hãy nhờ đồng nghiệp phụ trách giải thích món ăn, số tiền và nội dung trao đổi khi đó. Sau đó, người phụ trách sẽ trả lời dựa trên cam kết đã xác minh. Trang hiện tại chỉ dùng để khách lựa chọn những món tiếp theo, không thể thay thế căn cứ từ đơn hàng ban đầu.

Lập danh sách thay menu theo quy cách và vị trí trưng bày

Hướng dẫn nhập menu của MenuSnap yêu cầu đối chiếu giá đã nhập với tài liệu gốc. Khi thay đổi giá, trước tiên người phụ trách cần liệt kê các món, quy cách và combo bị ảnh hưởng, sau đó nhờ nhân viên phục vụ kiểm tra từng mục trên menu giấy và trang hiển thị trên điện thoại. Bảng nhỏ ở cửa ra vào, kẹp trưng bày và tài liệu đặt trên bàn được phân công cho người khác thay thế. Sau khi lưu thay đổi trong hệ thống quản trị, người phụ trách vẫn cần đến kiểm tra trực tiếp tại nhà hàng để bảo đảm thông tin khách tiếp cận nhất quán với phần giải thích của nhân viên trong ca.

• Món và quy cách: Ghi rõ tên món, kích cỡ, khẩu phần hoặc combo; phân biệt các lựa chọn cùng tên nhưng có giá khác nhau.
• Thay đổi lần này: Ghi lại thông tin cũ và mới đã xác nhận, phạm vi áp dụng thực tế và những mục không thay đổi lần này; không thông báo chung chung rằng tất cả đều tăng giá.
• Vị trí tại nhà hàng: Kiểm tra riêng bảng giá nhỏ ở cửa ra vào, quầy, bảng kẹp trưng bày, menu giấy trên bàn và tài liệu khách đang cầm. Thay một chồng menu không có nghĩa là đã thay hết.
• Trang trên điện thoại và phần giải thích của nhân viên: Kiểm tra trang hiện tại và cách giải thích thống nhất trong ca. Trang cũ của khách giúp xác định thông tin họ đã xem khi đó, nhưng không thay thế đơn hàng hay ghi nhận xác nhận bằng lời.
• Việc chưa giải quyết: Ghi lại những chênh lệch giá cần xác minh, thông tin về đơn hàng ban đầu và người phụ trách; chỉ lưu thông tin cần thiết cho công việc.

Cà phê cùng tên có thể có nhiều cỡ, còn combo bữa sáng có thể bao gồm các loại đồ uống khác nhau. Hãy ghi rõ thay đổi theo từng quy cách và combo trong danh sách giá, đồng thời giữ lại những món không đổi giá lần này để nhân viên phục vụ dễ giải thích từng mục. Việc niêm yết giá cũng có thể chịu sự điều chỉnh của quy định địa phương; nhà hàng nên hỏi chuyên gia phù hợp để xác minh. Quy trình này giúp sắp xếp thông tin menu và trao đổi về đơn hàng, không thay thế việc tư vấn về thuế hay xác định giá theo quy định pháp luật.

Xử lý các khoản đã phát sinh và việc hoàn tiền theo hồ sơ ban đầu

Nếu khách nêu thắc mắc về giá sau khi thanh toán, trước tiên hãy kiểm tra giao dịch ban đầu và nội dung đã trao đổi, sau đó để người phụ trách được ủy quyền xử lý khoản chênh lệch. Với khoản hoàn tiền trực tuyến, hãy căn cứ vào kết quả thực tế từ phía máy chủ và kênh thanh toán; việc hoàn tiền qua thiết bị thanh toán độc lập cần được xác minh riêng theo quy trình tương ứng. Chỉnh sửa menu nhằm cập nhật nội dung hiển thị về sau, còn hoàn tiền nhằm xử lý chênh lệch tiền; cần bàn giao riêng từng việc. Sau khi mạng bị gián đoạn, cũng cần đối chiếu đơn hàng và khoản thanh toán, đồng thời lưu lại những việc vẫn đang được theo dõi xử lý.

Khi kết thúc công việc, người phụ trách cần kiểm tra riêng xem nội dung trưng bày cũ đã được thay thế hay chưa, đã có người giải thích chênh lệch giá cho khách đang dùng bữa hay chưa, và đơn hàng ban đầu có còn vấn đề nào cần xác minh hay không.