Điện thoại hết pin, không thể quét mã QR để gọi món: kiểm tra trạng thái gửi trước, rồi để nhân viên hỗ trợ

Khi điện thoại hết pin, trước tiên hãy xác nhận xem đơn đã được gửi hay chưa, rồi mới quyết định tiếp tục đơn hiện có hay hỗ trợ tạo đơn mới. Điện thoại bị gián đoạn không chứng minh rằng đơn chưa được gửi, cũng không có nghĩa là toàn bộ nhà hàng mất mạng. Có thể tiếp tục phục vụ bằng thực đơn giấy, giới thiệu món bằng lời hoặc nhờ nhân viên hỗ trợ.

Trước tiên, hỏi khách đã làm đến bước nào, rồi kiểm tra bản ghi tương ứng

Hỏi khách nhớ mình đã làm gì trước khi màn hình tắt: chỉ mới thêm món vào danh sách chọn hay đã nhấn nút gửi đơn. Nhân viên dùng tài khoản có quyền truy cập trên hệ thống POS để tìm bản ghi tương ứng, rồi xử lý theo một trong ba trường hợp dưới đây. Nếu khách không nhớ rõ, đừng xem phỏng đoán là kết quả tra cứu.

• Xác nhận đơn chưa được gửi: hỏi khách đã chọn những món nào, chuyển sang thực đơn giấy hoặc xác nhận lại bằng lời, rồi nhờ nhân viên có quyền hỗ trợ nhập đơn. Không thể kết luận đơn chưa được gửi chỉ vì màn hình điện thoại tắt.
• Tìm thấy đơn đã gửi: xác nhận trực tiếp với khách các món, quy cách và vị trí phục vụ, rồi tiếp tục xử lý đơn hiện có. Không nhập lại chỉ vì thay đổi cách phục vụ.
• Chưa rõ đơn đã được gửi hay chưa: ghi nhận thông tin về đơn hoặc chỗ ngồi mà khách có thể cung cấp, nhờ đồng nghiệp được phân công kiểm tra bản ghi mới nhất; không gửi đơn lần nữa trước khi làm rõ.

Hướng dẫn triển khai MenuSnap liệt kê việc nhân viên hỗ trợ khách và phân công người tiếp nhận đơn mới là những nội dung cần chuẩn bị. Đồng nghiệp phụ trách tra cứu đơn cần thông báo kết quả kiểm tra cho nhân viên tiếp khách, giải thích bước tiếp theo và những điểm vẫn đang cần xác minh. Sau đó, nhân viên tiếp khách xác nhận trực tiếp với khách và giải thích lý do cần chờ kiểm tra thêm, nếu có.

Khi điện thoại không dùng được, lựa chọn món và thông tin vẫn phải đầy đủ

Thực đơn dự phòng không cần sao chép mọi hình ảnh, nhưng phải bao gồm các món hiện có thể bán, khẩu phần, quy cách cần thiết và phụ phí. Trước khi đưa thực đơn giấy cho khách, nhân viên cần kiểm tra xem thực đơn còn hiệu lực hay không. Nếu chỉ giới thiệu món bằng lời, cũng không được bỏ sót những lựa chọn làm thay đổi số tiền cuối cùng. Mục đích đơn giản hóa thực đơn là giúp khách dễ hiểu, chứ không phải khiến dịch vụ do nhân viên hỗ trợ trở thành lựa chọn kém đầy đủ thông tin hơn.

• Hỏi khách muốn xem thực đơn giấy, nghe giới thiệu món bằng lời hay tiếp tục dùng điện thoại; tôn trọng lựa chọn của khách và không liên tục yêu cầu họ quét mã QR.
• Nhắc lại với khách các thông tin như dùng tại chỗ hay mang đi, nóng hay lạnh, khẩu phần và số lượng. Nếu khách hỏi về nguyên liệu, hãy chuyển câu hỏi cho người nắm rõ công thức hiện tại.
• Thông báo cho nhân viên hỗ trợ gọi món về các món tạm hết và những lựa chọn thay thế có thể phục vụ, để tránh tình trạng món có trên thực đơn giấy nhưng đến lúc nhập đơn mới phát hiện là không có.

Sau khi nhân viên hỗ trợ nhập đơn, hãy để khách xác nhận món, số lượng, quy cách và vị trí phục vụ, tránh để thông tin trao đổi về thực đơn khác với nội dung của đơn chính thức. Nhân viên có thể tiếp nhận đơn tại bàn bằng thiết bị của nhân viên tương thích và đã được cấp quyền; không cần mua gấp cả bộ thiết bị chỉ để phục vụ bàn này. Nếu chưa thể xác minh ngay một món, hãy hỏi nhân viên phụ trách thay vì ghi phỏng đoán thành yêu cầu chính thức rồi chuyển cho bếp.

Khách mang theo hành lý cần sắp xếp hành lý và chỗ ngồi theo quy định của nhà hàng trước, giữ lối đi thông thoáng. Khách không cần giao điện thoại cá nhân hoặc kết nối với thiết bị công cộng để được nhân viên phục vụ. Nhà hàng sẽ cho biết khách có thể mượn thiết bị sạc hay không; việc này không phải là điều kiện để được phục vụ.

Bản ghi bàn giao chỉ nên lưu những trường cần thiết cho lần phục vụ này

• Căn cứ tra cứu: chỗ ngồi hoặc mã đơn hiện tại và trạng thái gửi mà nhân viên thực sự tra được; không thu thập thông tin cá nhân không liên quan.
• Thông tin cần xác nhận: các món trong đơn lần này, số lượng, nóng hay lạnh, khẩu phần, món thêm và dùng tại chỗ hay mang đi. Không nhận diện khách qua quần áo hoặc ba lô.
• Bước tiếp theo: tiếp tục đơn hiện có hay hỗ trợ tạo đơn mới, ai nhập đơn và ai chịu trách nhiệm giao món. Với những việc chưa rõ trạng thái, ghi rõ người phụ trách theo dõi.
• Món chưa giao: nếu giao đồ uống trước hoặc tạm thời đổi vị trí, hãy ghi lại những món vẫn chưa được giao và vị trí giao hiện tại; đừng xem chỗ ngồi trống là bằng chứng khách đã rời đi.

Nếu khách đổi sang mang món đi, trước tiên hãy kiểm tra xem món trong đơn ban đầu đã được chế biến chưa, rồi xác nhận cách giao hiện tại. Nếu địa điểm giao thay đổi, hãy cập nhật cùng bản ghi bàn giao đó.

Nếu mạng của cả nhà hàng cũng gặp sự cố, hãy kiểm tra riêng những chức năng còn sử dụng được

Nếu thiết bị của nhà hàng vẫn kết nối mạng bình thường, nhân viên có thể tiếp tục phục vụ theo quy trình được cấp quyền hiện có. Nếu mạng của cả nhà hàng cũng gặp sự cố, trước tiên hãy báo cho người phụ trách về các đơn đã nhận và những thao tác chưa rõ kết quả, rồi xử lý theo phương thức thực tế còn sử dụng được. Ghi yêu cầu ra giấy chỉ là thông tin để bàn giao, không chứng minh rằng yêu cầu đã được chuyển đến bộ phận chế biến hoặc khoản thanh toán đã được nhận. Gọi món bằng mã QR trên trang web, đồng bộ đám mây và thanh toán trực tuyến đều cần có kết nối mạng. Phạm vi sử dụng ngoại tuyến của ứng dụng gốc tùy thuộc vào phiên bản chính thức và cấu hình đang dùng. Khi mạng được khôi phục, hãy kiểm tra đơn mới nhất, tình trạng chế biến và thanh toán trước khi bổ sung những bản ghi còn thiếu, để tránh nhập trùng.

Trước tiên, hãy xác minh giao dịch trên máy quẹt thẻ độc lập theo kết quả từ thiết bị đầu cuối và nhà cung cấp dịch vụ thanh toán, rồi mới ghi nhận khoản thanh toán vào hóa đơn tương ứng; MenuSnap không tự động xác minh giao dịch trên thiết bị đầu cuối độc lập này.