Ponsel kehabisan baterai saat memesan lewat QR: periksa status pesanan, lalu minta staf membantu

Jika ponsel kehabisan baterai, pastikan dahulu apakah pesanan sudah dikirim, lalu tentukan apakah pesanan yang ada perlu dilanjutkan atau perlu membantu membuat pesanan baru. Ponsel yang bermasalah bukan bukti bahwa pesanan belum dikirim dan tidak berarti seluruh restoran kehilangan koneksi internet. Pelayanan tetap dapat dilanjutkan dengan menu cetak, penjelasan lisan, atau bantuan staf.

Tanyakan sampai tahap mana pelanggan menyelesaikan pemesanan, lalu periksa catatan yang sesuai

Mintalah pelanggan mengingat apa yang sudah dilakukan sebelum layarnya mati: apakah baru memasukkan minuman ke daftar pilihan atau sudah menekan tombol kirim pesanan. Staf mencari catatan yang sesuai melalui sistem kasir dengan hak akses yang sesuai, lalu menangani pesanan berdasarkan tiga situasi berikut. Jika pelanggan tidak ingat, jangan menganggap dugaan sebagai hasil pemeriksaan.

• Pastikan pesanan belum dikirim: tanyakan makanan dan minuman yang sudah dipilih, lalu gunakan menu cetak atau konfirmasikan pilihan secara lisan sebelum staf yang berwenang membantu memasukkan pesanan. Jangan menyimpulkan hal ini hanya karena layar ponsel mati.
• Pesanan yang sudah dikirim ditemukan: konfirmasikan makanan dan minuman, pilihan, serta lokasi pelayanan bersama pelanggan, lalu lanjutkan pesanan yang sama. Jangan memasukkan ulang pesanan hanya karena cara pelayanannya berubah.
• Status pengiriman pesanan belum jelas: catat petunjuk pesanan atau nomor meja yang dapat diberikan pelanggan, lalu minta rekan yang ditunjuk memeriksa catatan terbaru. Jangan mengirim pesanan lagi sebelum statusnya dipastikan.

Panduan peluncuran MenuSnap mencantumkan bantuan staf dan penugasan penerimaan pesanan baru sebagai hal yang perlu dipersiapkan. Staf yang memeriksa pesanan menyampaikan hasil pemeriksaan kepada staf yang melayani pelanggan, menjelaskan langkah berikutnya serta hal-hal yang masih perlu dipastikan. Staf yang melayani kemudian mengonfirmasikannya langsung kepada pelanggan dan menjelaskan alasan jika pemeriksaan masih memerlukan waktu.

Saat ponsel tak dapat digunakan, pilihan dan informasi tetap harus lengkap

Menu cadangan tidak perlu menyalin setiap gambar, tetapi harus mencakup semua menu yang benar-benar tersedia, ukuran porsi, pilihan yang diperlukan, dan biaya tambahan. Sebelum memberikan menu cetak, staf harus memastikan bahwa menu tersebut masih berlaku. Penjelasan lisan pun tidak boleh melewatkan pilihan yang dapat mengubah jumlah akhir tagihan. Tujuan menyederhanakan menu adalah agar mudah dipahami, bukan menjadikan pelayanan oleh staf sebagai pilihan yang informasinya kurang lengkap.

• Tanyakan apakah pelanggan lebih suka menu cetak, penjelasan lisan, atau tetap menggunakan ponsel, lalu hormati pilihannya dan jangan berulang kali meminta mereka memindai kode QR.
• Ulangi konfirmasi apakah pesanan untuk makan di tempat atau dibawa pulang, pilihan panas atau dingin, ukuran porsi, dan jumlahnya. Jika ada pertanyaan tentang bahan, arahkan kepada staf yang memahami resep terkini.
• Sampaikan kepada staf yang membantu menerima pesanan jika ada menu yang sementara habis atau pilihan pengganti yang tersedia. Jangan sampai menu masih tampak dapat dipilih di kertas, tetapi ternyata tidak tersedia saat pesanan dimasukkan.

Setelah staf membantu memasukkan pesanan, mintalah pelanggan mengonfirmasi makanan dan minuman, jumlah, pilihan, serta lokasi pelayanan agar informasi pada menu dan pesanan resmi tidak berbeda. Untuk melayani pelanggan di meja, staf dapat menggunakan perangkat staf yang kompatibel dan telah mendapat izin; restoran tidak perlu membeli satu set perangkat khusus hanya untuk meja tersebut. Jika suatu hidangan belum dapat dipastikan, tanyakan kepada staf yang bertanggung jawab. Jangan mencatat dugaan sebagai permintaan resmi lalu meneruskannya ke dapur.

Jika pelanggan membawa barang bawaan, atur penempatan barang dan tempat duduk sesuai aturan restoran tanpa menghalangi jalan. Pelanggan tidak perlu menyerahkan ponsel pribadi atau menyambungkannya ke perangkat umum untuk mendapatkan bantuan staf. Restoran dapat menjelaskan apakah fasilitas pengisian daya tersedia, tetapi fasilitas tersebut bukan syarat untuk memperoleh pelayanan.

Catatan serah terima hanya perlu memuat informasi yang dibutuhkan untuk pelayanan kali ini

• Dasar pemeriksaan: lokasi meja atau tanda pengenal pesanan saat ini, serta status pengiriman yang benar-benar ditemukan staf. Jangan mengumpulkan data pribadi yang tidak berkaitan.
• Hal yang dikonfirmasi: makanan dan minuman untuk pesanan ini, jumlah, pilihan panas atau dingin, ukuran porsi, tambahan, serta apakah pesanan untuk makan di tempat atau dibawa pulang. Jangan mengidentifikasi pelanggan berdasarkan pakaian atau tas punggungnya.
• Langkah berikutnya: apakah pesanan yang ada akan dilanjutkan atau staf akan membantu membuat pesanan baru, siapa yang akan memasukkannya, dan siapa yang bertanggung jawab mengantarkannya. Untuk hal yang statusnya belum jelas, catat siapa yang akan menindaklanjutinya.
• Pesanan yang belum diserahkan: jika minuman disajikan lebih dahulu atau lokasi pelayanan sementara diubah, catat item yang masih harus diantarkan serta lokasi penyerahan saat ini. Jangan menganggap kursi kosong berarti pelanggan sudah pergi.

Jika pelanggan mendadak mengubah pesanan menjadi dibawa pulang, periksa dahulu apakah pesanan awal sudah mulai disiapkan, lalu konfirmasikan cara penyerahannya. Jika lokasi penyerahan berubah, perbarui catatan serah terima yang sama.

Jika seluruh restoran juga mengalami gangguan jaringan, periksa cakupan layanan yang masih tersedia secara terpisah

Jika koneksi internet perangkat restoran berfungsi normal, staf dapat melanjutkan pelayanan sesuai prosedur dan kewenangan yang sudah berlaku. Jika jaringan restoran juga bermasalah, staf terlebih dahulu melaporkan pesanan yang sudah diterima dan tindakan yang hasilnya masih perlu dipastikan kepada penanggung jawab, lalu menangani situasi dengan cara yang benar-benar tersedia. Catatan kebutuhan di kertas hanya menjadi petunjuk untuk serah terima; catatan itu bukan bukti bahwa pesanan sudah diteruskan ke bagian penyiapan atau pembayaran sudah diterima. Pemesanan di halaman web dengan memindai kode QR, sinkronisasi cloud, dan pembayaran online bergantung pada koneksi internet. Cakupan fungsi offline pada aplikasi native bergantung pada versi resmi dan konfigurasi yang digunakan. Setelah koneksi pulih, staf terlebih dahulu memeriksa pesanan terbaru, status penyiapan, dan pembayaran, lalu melengkapi catatan yang kurang agar tidak terjadi pencatatan ganda.

Untuk transaksi pada terminal kartu mandiri, periksa hasilnya melalui terminal dan penyedia layanan pembayaran terlebih dahulu, kemudian catat pembayaran pada tagihan yang sesuai. MenuSnap tidak secara otomatis memverifikasi transaksi pada terminal mandiri tersebut.